一、归档文件

归档文件是指学院各部门在其职能活动过程中形成、办理完毕、应作为档案保存的各种载体文件材料。

归档文件材料应为原件，若无原件，则可归复印件（复印件上要加盖立卷部门红章）。照片等文件归档要附有文字说明并交电子图片。

二、文件材料归档分工
　（一）全院性、综合性的文件材料由学院办公室负责立卷归档，其他党群、行政、教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会、声像、实物及已故人员档案等门类的归档材料，由形成材料的部门负责立卷归档。
　 （二）上级来文需要有关部门办理的，由办理者负责把上级来文与办理好的材料一并立卷归档，其余的上级来文由学院办公室负责归档。
　 （三）归档材料涉及多个部门的，由主办部门负责立卷归档，非主办部门负责提供相关材料。
　 （四）党委和学院召开的代表大会、全委会、常委会、党委会、党政联席会、院长办公会等形成的材料，由党、院办分别立卷归档，职能部门以党委和学院名义召开的全院性专门会议所形成的材料，由主办部门立卷归档。
　 （五）各临时机构、撤消机构形成的材料，应于机构撤消前做好文件材料整理工作，并移交学院档案部门保存，任何人不得擅自带走或销毁。
三、文件的收集重点
　　本院形成的不同载体、不同形式的文件材料和上级针对本院的指令性、指导性文件及需我院承办的文件材料均为收集重点。
四、归档文件整理

文件的整理是将归档文件以件为单位进行分类、排列、编号、编目、装订、装盒，使之有序化的过程。

（ 一）整理原则

遵循文件的自然形成规律，保持文件的原貌和完整，准确判定文件的保管期限，适合计算机应用技术的需要，便于保管和利用。

（二）整理方法

1 、归档文件以件为单位，逐件整理归档。一般以每份文件为一件，也就是 " 自然件 " ，即单份文件。以下几种情况的文件应作为一件：（ 1 ）文件的正本与定稿为一件，但当定稿过厚不易装订的，也可各为一件，对一些重要文件的历次修改稿，正本与历次修改稿各为一件。（ 2 ）正文与附件为一件。（ 3 ）正文与文件处理单、签批条等为一件。（ 4 ）原件与复制件为一件 ［ （对于制成材料、字迹材料等不利于档案保管的文件（如传真件、铅笔字等），以及文件在使用中出现的破损现象，应复制后归档，复制件包括复印件以及手工誊写的抄件等 ］ 。（ 5 ）转发文与被转发文为一件。（ 6 ）报表、名册、图册等按其原来的装订方式，一册（本）为一件。（ 7 ）来文（去文）与复文为一件。（ 8 ）会议记录应以每次会议为一件。

2 、 同一件文件材料排序， 正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后；文件处理单在前，文件在后；转发文在前，被转发文在后；复文在前，来文（去文）在后； 结论性材料在前，依据性材料在后。

（三）文件的组卷顺序

1 、 分年度

根据形成和处理文件的年度对归档文件进行分类， 不同年度的文件分开排放，一般的文件材料，放在其形成的年度归档。 需要注意：文件有多个时间特征，包括成文日期、签发日期、批准日期、会议通过日期、公布日期、发文和收文日期等，判断年度统一以文件签发日期（即落款日期）为文件所属年度。 计划、预决算、总结、报告、统计报表等，归入文件内容针对的年度；长远规划放在文件内容针对的头一年；多年的总结放在文件针对的最后一年；跨年度的案件，放在结案的一年；跨年度的会议文件归入会议开幕的年度；法规性文件归入公布和批准年度；按学年处理的文件归入专门年度；科研、基建、设备项目分别归入鉴定、竣工、购进年度。
几份文件作为一件时， " 件 " 的日期以装订时排在前面的文件落款日期为准。文件没有标日期的，应考证出准确日期或近似日期。
2 、 分问题、分类别
学院在管理和业务活动中形成的文件材料，按单一问题组合。

同一类别的发文，以文号顺序组卷。

会议文件，按会议的届次组合，一会一卷或一会数卷。

非诉讼案件材料，按立案问题组合 , 一案一卷或一案数卷。

工作计划、总结等，按责任者或名称组合。

统计、报表、名册等按名称组合。

校报、简报按名称、期号顺序组合
　　 科研、基建、设备的项目档案，按项目组合，管理性和结论性的文件材料组成卷后放在各卷之首，其余材料可按阶段、结构、部件等分别组卷。
　　 不同类别的文件材料，必须分别排列组合。
3 、分保管期限
　　在整理归档材料时，按文件的凭证和参考价值的大小，将文件材料按不同的保管期限分开，一般分为永久和定期二种。
4 、卷内文件的排序
　　 通过分年度、分问题、分类别和分保期限对归档文件进行整理后，必需对同一年度，同一保管期限的归档文件依据一定原则进行排序组合成卷。

卷内文件的排列顺序按照事由原则，将属于同一事由的文件按一定顺序排列在一起，再采用一定的方法对不同事由的文件进行排列（“事由”可以指一件具体的事，或一个具体的问题，或一段较紧密的工作过程，如一份请示和批复可视为一个事由，一项工程、一次活动、一次会议也可视为一个事由）。

同一事由内归档文件的排列，按文件形成时间的先后顺序或按文件的重要程度排列。

不同事由间的归档文件的排列，一般有下列几种方法： A 、按不同事由形成时间的先后顺序排列； B 、按事由的重要程度排列；将主要职能或重要活动形成的文件排在前面，其他工作形成的文件材料排在后面，或将综合性工作排在前面，具体业务工作排在后面。 C 、按事由具有的共同属性分别集中排列；主要有按责任者或承办部门和按不同问题分别集中排列等。
由于特殊原因未及时归档的零散文件，可采用将其排在同一年度、同一期限的最后，并在备考表中加以说明。

卷内文件的数量，一般不超过 200 页，对同一问题文件数量较多的酌情分卷，问题单一、文件数量少的可组薄卷。
（四）卷内文件的编号

成卷装订的文件，卷内文件都要编页号，起始号为“ 1 ”，以流水号顺序编写。卷内文件无论单面或双面只要有文字的页面，均应编一个页号，页号的位置在非装订线一侧距下角 2 厘米处。

以件为单元的卷内文件材料不编页码，在每件文件首页右上端的空白处加盖档号章，并填写相关内容。
（五）文件的编目

1 、卷内文件目录位于卷内文件之前，必须用黑墨水填写或用电脑打印。

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写序号。
文号：文件制发机关的发文字号。
　 责任者：形成文件部门或对文件负有责任的署名者。
　 题名：即文件标题，一般照实抄录，无标题或标题不能说明文件内容的，可自拟标题，外加“ ［ ］ ”号，例：标题为“通知”的会议文件，应概括出主要内容写为“ ［ 关于召开××× 会议的通知 ］ ”。
　 日期：文件的形成时间。

页号：卷内每份文件起始之页的编号，最后一份文件应填起止页号。

2 、卷内备考表位于卷内文件之后，必须用黑墨水笔填写。

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。

立卷人：由组成本卷的专、兼职档案员填写。

检查人：由对案卷进行审核的责任者签名。

立卷时间：填写立卷的时间。
3 、填写案卷标题和封面　

案卷标题：题名要求准确地概括文件内容，不超过 50 个字。单份文件如标题明确，可用原有标题，多份文件题名应准确概括本卷文件的主要制发机关内容、文种。

归档单位 ( 立卷部门 ) ：把档案移交学院档案室的部门。
卷内文件起止日期：卷内文件形成的最早和最晚日期。
保管期限：依据档案保管期限表，确定档案的保管期限。
　 密级：有保密要求的要填写密级。
实行档案管理网络化的部门，可利用档案管理系统编目，按要求将案卷目录、卷内文件目录相关内容输入计算机，根据需要打印封面、卷内目录和案卷目录。加盖档号章的文件，不打印封面。

（六）文件的装订
1 、先检查归档的文件是否按 A4 规格大小形成，否则需裁切、贴边、折边成 A4 规格。
2 、拆除文件上的金属装订物，对破损的文件及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等要进行加边修补和裱糊，对较大的图表要按手风琴式的样子折叠。

3 、张数多的文件，采用以左、下侧对齐，距左边 1.3 厘米，三孔一线法用棉线装订文件（三孔位置：装订线中点一孔，装订线中点两侧 10 厘米处各一孔）， 5 页以下的可粘合剂粘合。

（七）移交档案
1 、归档验收：移交档案时，交接双方当面检查，不符合要求者，档案室有权退回，限期改正后重交。
2 、移交手续：移交时填写移交目录，一式两份，双方各执一份备查。

归档文件中照片、声像以及实物材料的整理按有关规定进行整理。