中华人民共和国档案行业标准

DA/T18-1999
( 代替 GB/T3792.5-85)

中华人民共和国国家档案局 1999-05-31 批准　　　　　　　　　　　　 1999-12-01 实施

1 范围

　　本标准规定了单份或一组文件、一个或一组案卷的著录项目、著录格式、标识符号、著录用文字、著录信息源及著录项目细则。
　　 本标准适用于各类档案的著录。对于某些内容和形式极其特殊的档案，可遵照本标准制定细则。
　　 本标准不包括以全宗和类别为对象的著录，也不包括目录组织的方法。

2 引用标准

　　下列标准所包含的条文，通过在本标准中引用而构成为本标准的条文。本标准出版时，所示版本均为有效。所有标准都会被修订，使用本标准的各方应探讨使用下列标准最新版本的可能性。
GB/T3792.1-1983 文献著录总则
GB/T7156-1987 　文献保密等级代码
GB/T9704-1988 　国家机关公文格式
GB/T15418-1994 　档案分类标引规则
GB/T3860-1995 　文献叙词标引规则
DA/T1-1992 　　　档案工作基本术语
DA/T19-1999 　　档案主题标引规则

3 定义

　　本标准采用下列定义。
3.1 著录
　　 在编档案目录时，对档案内容和形式特征进行分析、选择和记录的过程。［ DA/T1 中 5］
3.2 著录项目
　　 揭示档案内容和形式特征的记录事项。包括题名与责任说明项、稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注与提要项、排检与编号项。
3.3 条目
　　 又称款目，档案著录的结果，是反映文件或案卷内容和形式特征的著录项目的组合。
3.4 著录格式
　　 著录项目在条目中的排列顺序及其表达方式。
3.5 档案目录
　　 按照一定的次序编排而成的条目汇集，是档案管理、检索和报道的工具。

4 著录项目

　　档案著录项目共分七项，每项分若干著录单元 ( 小项 ) 。
4.1 题名与责任说明项
4.1.1 正题名
4.1.2 并列题名＊
4.1.3 副题名及说明题名文字＊
4.1.4 文件编号＊
4.1.5 责任者
4.1.6 附件＊
4.2 稿本与文种项
4.2.1 稿本＊
4.2.2 文种＊
4.3 密级与保管期限项
4.3.1 密级＊
4.3.2 保管期限＊
4.4 时间项
4.5 载体形态项
4.5.1 载体类型＊
4.5.2 数量及单位＊
4.5.3 规格＊
4.6 附注与提要项
4.6.1 附注＊
4.6.2 提要＊
4.7 排检与编号项
4.7.1 分类号
4.7.2 档案馆代号＊
4.7.3 档号
4.7.4 电子文档号
4.7.5 缩微号
4.7.6 主题词或关键词
4.8 4.1 ～ 4.7 中有 “ ＊ ” 号者为选择著录项目或单元 ( 小项 ) 。

5 著录用标识符

5.1 为识别各著录项目、单元 ( 小顶）及其内容，添加如下规定的标识符。
　　 －　置于下列各著录项目之前：
　　　　 稿本与文种项、密级与保管期限项、时间项、载体形态项、附注项。
　　 ＝　置于并列题名之前。
　　 ：　置于下列各著录单元之前：
　　　　 副题名及说明题名文字，文件编号、文种、保管期限、数量及单位、规格。
　　 ／　置于第一个责任者之前。
　　 ；　置干多个文件编号之间、多个责任者之间。
　　 ，　用于相同职责、身份省略时的责任者之间或同一责任者的不同职责、身份之间。

＋　置于每一个附件之前。
［］ 　置于下列著录内容的两端：
　　　　 自拟著录内容、文件编号中的年度、责任者省略时的 “ 等 ” 字。
() 　置于下列著录内容的两端：
　　　　 责任者所属机构名称、责任者真实姓名、责任者职责或身份、外国责任者国别及姓名原文、中国责任者时代、历史档案中的朝代纪年、农历、地支代月、韵目代日转换后的公元纪年。
　　 ？　用于不能确定的著录内容，一般与 “［］” 号配合使用。
- 　用于下列著录内容之间：
　　　　 日期起止和档号、电子文档号、缩微号各层次之间。
… 　用于节略内容。
□ 　用于每一个残缺文字和未考证出时间的每一数字。未考证出的责任者及难以计数的残缺文字用三个 “□” 号。
5.2 著录用标识符使用说明
5.2.1 除 “ 题名与责任说明项、排检与编号项 ” 外，各项目连续著录时，其前均冠 “ ． —” 。如遏回行，不可省略该标识符。但各项目另起段落著录时则可省略该标识符。
5.2.2 “ ． —” 符占两格，在回行时不应拆开； “ ； ” 和 “ ， ” 各占一格，前后均不再空格。
5.2.3 如某个项目缺少第一个单元 ( 小项）时，应将现位于首位的单元原规定的标识符改为 “ ． —” 。
5.2.4 凡重复著录一个项目或单元时，其标识符也需重复。
5.2.5 不著录的项目或单元，其标识符应连同该项目或单元一并省略。