为了提高学院声像载体档案工作的质量和管理水平，使声像档案的整理、保管、存查、利用更具规范化，有效地为学院各项工作服务。根据《中华人民共和国档案法》和《高等学校管理办法》和《高等学校档案实体分类法》与《高校档案工作规范》等法律、法规，结合学院实际情况，制定本规范。

一、声像档案工作的基本原则

（一）凡反映学院教学、科研、管理和历史发展，具有保存价值的各种以音响、画面形象等方式记录的专门载体及其相配套的文字材料均属声像档案。

（二）声像档案的主体是声像载体材料，必须遵循声像载体的特点和规律，进行特殊整理和特殊管理。

（三）声像档案必须实行集中统一管理，确保档案的完整、准确、系统和安全，便于开放利用。在声像档案管理中，除照片类档案归学院综合档案室存档管理外，其它声像档案由形成数量大，利用率高的部门即电教中心存管，学院档案室保存声像档案目录，定期上门监督检查和指导。

（四）声像档案工作必须纳入学院党政、教学、科研、外事等有关部门的管理制度中，与各项管理工作紧密结合，实行制作工作和建档工作同步管理，即制作人员接受任务与接受声像材料的归档要求同步。

二、声像档案归档范围的确定

（一）确定的原则

１、凡是在学院内、外各项活动形成的或外单位制作形成的对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的，都必须整理立卷归档。

２、归档的声像载体材料必须反映学院各项工作和活动的全过程，保证档案材料完整、准确、系统。

３、归档的声像载体材料必须遵循其自然形成规律，保持声像载体与纸质载体，不同声像载体之间的自然联系，注意其成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括综合管理、制作工作和声像载体材料三个方面，具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

２、归档的重点是学院各项活动中直接形成的声像载体材料。

（三）不归档的文件材料

１、不能反映学院工作、活动的声像材料；

２、音响、画面严重失真、内容残缺无使用价值的声像材料；

３、重份声像材料。

三、声像档案的归档要求与立卷方法

（一）形成积累

１、学院电教中心、宣传、报刊、出版、教学、外事部门和其他声像材料形成部门，均为立卷单位，分工归口立卷。

２、声像项目负责人、编导和其他制作人员，要按分工认真作好制作记录，整个工作结束后，按归档要求向本部门兼职档案员移交全套案本。（文字材料及声像载体材料）

３、部门兼职档案员对收集的声像载体材料，应按规定程序进行系统整理后向学院综合档案室移交或在声像档案分管部门妥善保管。

（二）整理组卷

１、立卷的原则

根据声像文件材料形成规律和多种载体的特点，分类组卷。对声像载体材料，要附以文字说明，对同一载体多项内容的，采用按主题内容逐一著录的方法，对同一内容、多载体合成的档案，应注明参见号，既保持声像载体档案的原始顺序和内在联系，又凭借著录，保证不同内容的声像材料具有独立的使用性。

２、立卷分类

（1）按介质分为纸质文件材料和声像载体材料。

（2）纸质文件材料指综合管理工作文件材料和制作项目的文件材料。

（3）声像载体材料按类型分为照片、录音制品、录像制品、幻灯片、磁盘、影视胶片、缩微胶片、光盘等。

（4）同一类型的声像载体材料又可按幅面尺寸再细分。

3、立卷分工

（1）综合管理文件材料，由立卷单位立卷归档。

（2）制作项目文件材料和声像制品，由制作项目单位或个人立卷归档。

（3）两个以上单位共同制作的，由主办单位立卷归档。

（4）外单位制作的反映学院活动的声像载体材料，由档案部门负责征集或委托征集。

4、归档材料的整理

（1）归档的材料要完整、准确、系统、配套，音响、画面要清楚，对局部有划伤、断裂者，应及时修补，粘结、生霉、受潮的，要及时冲淡、风干。

（2）根据声像材料的形成规律，保持其有机联系和便于查考利用的原则，结合内容、价值、数量和载体类型、尺幅，进行系统整理。

（3）照片及底片要有文字说明（包括内容、时间、地点、人物和制作者），其他载体形式要有相应的文字材料，包括完成原本、定稿本、长度、时间、内容简介、色彩、密级、制作单位和人员等。

（4）声像制作材料和声像制品的档号要与文字材料的档号互相照应，互记参见号。（文字材料的立卷方法按各类档案归档立卷方法进行）

（5）声像制品的装具，一般应使用原装具。经制作后的单件声像制品和照片，可用符合规范的专门的盒、册、封套装载。

5、归档验收

（1）声像材料形成部门应在规定的时间向学院综合档案室办理移交手续，填写移交目录一式二份，各执一份备查。

（2）综合管理材料归档时间为次年6月底以前。声像载体材料在完成制作后三个月内归档。

四、声像档案的管理

（一）学院综合档案室负责声像档案材料的接收、分类、整理、编目、保管和提供利用。

1、分类编号

保管单位依不同载体而定，可以是卷、册、盒、盘，也可以是张、件。保管单位号依载体代号（代码）流水；年度用声像档案形成的自然年度。

2、编目

著录声像档案目录，按不同载体档号先后顺序，以保管单位对象填写，并注明相应的参见号。

3、排架、保管

（1）按照不同类型、不同规格声像载体分别编制档号排架。

（2）存放声像、电子等特殊载体档案、应配置恒温、恒湿、防火、防渍、防有害生物等必要设施。声像档案保管要有专用的设备和要避开磁场。

（3）每年定期检查库房，做好防火、防水、防潮、防高温、防光、防尘、防虫、防霉、防鼠、防盗工作。定时记录库房温、湿度，保持库房整洁。

（4）照片、底片要定期进行检查，有发黄、发霉、变质等现象，要及时进行清洗和技术处理。

（5）录像带、录音片等使用完毕后应及时倒带，并马上入盒，以防止污染。要定期进行检查，如发现变形断裂、磁粉脱落等现象，应及时进行补救。

（6）声像档案的保管期限与相应文字材料的保管期限一致，永久保管的声像材料，在保管一定时间后，应转录复制。

（7）母带（片）与复制带（片）保管方法一致，母带（片）必须专柜保管，并特别标明。

（二）严格执行保密制度，维护声像档案的完整和安全。

（三）声像档案的保管期限和保密期限已满的，由学院档案鉴定小组鉴定后作出处理决定。

五、声像档案的开发利用

（一）检索工具的编制

由于声像档案按载体类型、尺幅、依档号顺序分类排架，因此 在检索工具上应比一般的纸质文件材料有更高要求。

1、按载体制成材料和载体规格编制载体检索目录。

2、编制检索到题名、内容的著录卡，全面标引声像制作，载体内容。

（二）借阅

档案借阅或归还时，由利用者和档案部门共同进行清点，检查，并在档案借阅登记簿上登记，对借出的档案，档案部门定期催还，需续借出，应重新办理借阅手续。对过期不还者，应停止其借阅并给予处罚。如发现档案损坏或丢失，应写书面报告，经有关领导人签署意见后，根据不同情况进行处理。