为了提高学院出版类档案工作的管理水平，充分发挥其作用，有效地为学院和社会服务。根据《中华人民共和国档案法》、《科学技术档案工作条例》、《出版社书稿档案工作规定》和国家教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法规，结合学院实际，制定本规范。

一、出版类档案工作的基本原则

（一）学院在自行编辑出版学报、校报、学术刊物、书籍、音像等出版物活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像等载体材料均属出版档案。

（二）学院出版类档案反映了学院教学、科研和学院管理的水平及活动情况，它是国家科学文化和学院教学、科研改革与发展的历史记录，是学院档案的重要组成部分。由学院档案室集中统一管理。

（三）出版类档案工作要纳入出版、编辑部门的管理工作中，纳入出版工作计划和规划，纳入出版、编辑人员的职责范围。出版、编辑部门在布置、检查、总结、验收工作时，要同时布置、检查、总结、验收出版档案工作。

（四）学院出版、学报编辑部门要有一位负责人分管出版档案工作，并确定兼职档案人员，认真做好出版档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、出版类档案归档范围的确定

（一）确定的原则

１、归档的出版类文件材料必须反映编辑管理职能和出版活动的全过程，保证完整、准确、系统。必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

２、归档的出版文件材料必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，特别注意出版材料的成套性。

（二）归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括综合管理、出版物的编审、出版等方面的内容，具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

２、归档的重点是出版活动各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，尤其是出版物本身。

（三）不归档的文件材料

１、上级机关有关出版的普发（非专指高校）、不需办的文件；

２、未生效的合同、协议书；

３、不退、不用的稿件，非定稿的稿件；

４、重份文件；

５、无查考价值的事务性、临时性函件；

６、院外单位交换来的材料。

三、出版类档案的归档要求与立卷方法

（一）材料的形成与积累

１、出版物出版前，责任编辑应注意归档材料的积累和保管，保证归档材料的完整齐全、系统和准确。

２、出版类物出版后，责任编辑必须将应归档材料加以整理，按彼此间的自然联系进行系统排列，拟写标题，编好卷内目录，连同原稿、清样、样书，在二个月内向本部门的兼职档案员移交、归档。

（二）整理组卷

１、出版档案以出版物名称立卷，一书一刊组成一卷或为数卷，期刊视情况几期一卷，注意分清年度，不可混年立卷。

２、跨年的出版类档案，放在出版物的出版年度立卷。

３、出版类档案内的原稿，清样，均须除去金属物，修补破损处，用线装订。

４、卷内材料以左下方对齐，在左侧装订。照片和不便装订的手迹，应放入特制的小纸袋内装订、装订线外，有重要批准者，须进行贴边处理。

５、编写页号，每卷页号均以１开始，位置在有书写文字页面上非装订线一侧的下角，样书只编件号，即每份样书右上方加盖有档号、件号的戳记，并逐项填写。

６、卷末备考应逐项认真填写。

７、出版类档案案卷标题以书籍（译）者，书名为标题，刊物以刊名加刊期为标题。

（三）归档验收

１、书刊出版后一个月内，责任编辑应向本部门兼职档案员归档。出版物档案，经验收合格后，发给凭证，本部门负责人和财务部门始可按此签发稿费通知单和发放稿费。

２、学报编辑部门的兼职档案员应在次年六月底前，将上年度应归档的出版类档案，集中向学院综合档案室移交，移交时填写移交目录一式二份，双方各执一份。

四、出版类档案的管理

（一）学院综合档案室负责对出版档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

（二）根据出版类档案的历史价值、科学价值和使用价值，保管期限划分为永久、长期和短期三种。

（三）出版类档案保管期满和保密期满，须经学院档案鉴定小组鉴定，根据价值和需要，对保管期限的升降，或延长、或销毁，做出处理决定。

（四）音像出版物的纸质和非纸质部分，编制相同档号，分柜存放。

五、出版类档案的开发利用

（一）学院综合档案室必须编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编，积极为学院的发展及各项工作服务。

（二）出版类档案的借阅按《广州体育学院档案利用制度》办理。

（三）出版类档案在一定时期内须保密或控制使用的部分，特别是查阅专家审稿意见，应严格借阅手续，利用时须经学院档案部门或出版、编辑部门负责人批准。