为了加强学院科研档案管理工作，充分发挥学院科研档案在教学、科研及社会建设中的作用，现根据《中华人民共和国档案法》、国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》及国家教育部颁布的《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规精神，结合学院实际，制定本规范。

一、科研档案工作的基本原则

（一）凡在科学研究管理和实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属科研档案。

（二）科研档案是科学技术研究活动的真实记录，是科学技术储备的一种形式，是一项重要的信息资源，是国家和学院的宝贵财富，必须实行集中统一管理，确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（三）科研档案工作是科研管理工作的重要组成部分，是科研活动的重要环节，是搞好科研工作的重要基础工作之一，学院科研部门必须有一名负责人分管科研档案工作，并确定兼职科技档案人员负责本单位科研档案的收集、积累、整理、立卷和向学院档案室移交工作。

（四）实行科研工作和科研档案工作“四同步”管理，即下达计划任务与提出科研文件材料的归档要求同步；检查计划进度与检查科研文件材料形成情况同步；验收、鉴定科研成果与验收、鉴定科研材料同步；上报登记和评审奖励科技成果与档案部门出具科研课题归档情况的证明材料同步。

（五）科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档等项目工作纳入科研人员的职责范围，并作为对有关人员考核、评审、奖励的依据之一。

二、科研档案归档范围的确定

（一）归档的科研管理和科研实践活动过程中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

1、归档的科研文件材料，必须反映科研管理、科研项目（课题）活动的全过程，保证完整、准确、系统。

2、归档的科研文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，照顾不同学科、专业的科研文件材料的不同特点和成套性。

（二）由本院与外单位分工协作完成的项目，由主办单位保存一整套档案，协作单位除保存其承担任务有关的档案正本之外，应将复制件送交主办单位保存。由院内几个部门协作完成的项目，各有关部门要相互配合，整理好本部门承担的须归档的科技文件材料，由主持部门的科技人员汇总归档。如确系涉及协作部门的合法权益，应在协议、合同或委托书中明确其科技文件材料的归属，但协作部门应将承担课题部分的有关档号及案卷目录提供主持部门。

（三）与国外合作的研究课题、经协商在协议、合同中明确科技文件材料的归档办法。一般应归入外事类。

（四）归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括综合管理，研究课题科研准备、研究实验、总结鉴定、申报奖励、推广应用等方面。具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

２、归档的重点是本院承担的科研项目（课题）各个阶段形成的不同载体的文件材料，特别是研究实验阶段形成的作为研究结果依据的原始材料。

３、取得负结果或因故中断的重要课题的科研文件材料也应归档。

（五）不归档的文件材料

１、上级有关科研的普发的、不需办理的文件；

２、上级有关科研的未定稿的文件，未生效的合同、协议书；

３、未按科研管理程序列入计划、未经鉴定和不计工作量的个人项目；

４、重份文件；

５、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

６、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

７、院内其他单位发来的文件；

８、与院外单位交换来的材料。

以上不归档材料如认为必要，也可有选择地作资料暂存。

三、科研档案的归档要求与立卷方法

（一）科研管理部分的文件材料，按党政档案管理要求组卷装订。

研究课题材料，在课题结束后，由本课题负责人主持立卷，兼职档案员将形成积累的全部文件材料按要求整理后交科研管理部门，科研管理部门将积累的管理性文件与课题组的业务性文件汇总整理成卷。

（二）归档的文件材料必须达到完整、准确、系统。要求字迹工整，格式统一，图样清晰，签字手续完备。使用蓝墨或碳素墨水，不得使用纯蓝墨水、圆珠笔等不利保存的书写材料。

（三）整理组卷：

１、组卷要遵循科技文件材料形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则。

２、将最能反映课题概况的科研文件材料，如开题文件、论文专著、鉴定、成果申请与获奖，科研投资与经费核算等材料整理组成综合卷，排放在研究课题全部案卷之首，其余科研文件材料按科研阶段依次系统整理组卷。

３、材料系统整理后，视其材料多少，组成一题一卷或一题数卷，每个案卷一般不超过２００页。

４、内容密不可分的科研文件材料按以下要求排列：正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后；总图在前，零件图或结构图在后；总装配图在前，分系统图在后。

（四）拆除案卷内的金属物，对破损的科研文件材料进行修补。

（五）案卷内科技文件材料无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在非装订线一侧的下角。不装订卷的全部科研文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号戳记，并逐项填写。

（六）除密不可分的配套的声像载体材料外，其余均应分别组卷专柜保管，档号必须与文字材料卷保持一致，并按《声像载体档案工作规范》要求处理。

（七）填写卷内目录，备考表和案卷封面。

（八）课题组长填写归档说明书，放入每个研究课题第一卷的卷内目录之前。

（九）归档验收

科研管理部门是科研档案归档归口单位，科研管理部门负责科研档案归档，各课题组直接向科研管理部门归档。

（十）归档时间

１、研究课题在鉴定、验收或结束后两个月内移交科研部门并由科研部门归档。科研部门在次年６月前归档。

２、暂不申报或中断、停止的研究课题，在课题结束或中断、停止后两个月内归档。

３、学院重大科研项目的鉴定、评审工作必须有学院科研管理部门的兼职科技档案人员参加。每一项科研成果在召开鉴定会（评审会）、申报各层级次成果奖励之前，应通知专职科技档案人员，对须归档的科技文件材料加以审查、验收，签署意见并经科研管理部门分管档案工作的领导审核。才能进行鉴定、评审及上报成果。

４、科研管理部门兼职档案员填写科研档案移交目录一式两份，连同案卷向学院综合档案室移交，然后经档案部门清点无误后，交接双方在移交目录上签字，并各执一份存查。

四、科研档案的管理

（一）学院综合档案室负责对科研档案进行接收、分类、编目、登记，编制检索工具和提供利用。

（二）档案的补充与修改

１、科研管理部门和课题组随时收集在科技成果申报获奖及推广应用阶段形成的科研文件材料，经整理后向档案部门归档，并根据获得成果情况，及时对有关课题档案的案卷保管期限进行调整。

２、对已归档的科技文件材料需要修改时，必须填写修改申请单，经科研部门领导和有关主管负责人及相应厂家批准同意，并在案卷备考表内写明修改原因和时间，未经批准，严禁修改已归档的任何科研文件材料。

３、学院综合档案室对补充归档的科研文件材料应及时整理、编目。归档材料不多的，可归入相关的案卷内，并填写卷内目录；归档材料较多的，可单组卷、编目。

（三）保管期限和保密期限已满的科研档案须经学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。

（四）课题组在归档前做好档案鉴定工作，提出案卷的保管期限和密级划分的具体意见，保管期限分为短期、长期、永久，密级分为绝密、机密、秘密三种，按《科学技术保密条例》办理。

五、科研档案的开发利用

（一）学院综合档案室必须编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编，积极为学院的发展及各项工作服务。

（二）科研档案的借阅按《广州体育学院档案利用制度》办理。