为了加强教学类档案工作，充分发挥教学档案在学院教育管理、教学活动、教学研究等各项工作中的作用，实现教学档案工作的标准化、规范化和现代化，并为今后考核教学档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》、国家教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规、法章，结合学院实际情况，制定本规范。

一、教学档案工作的基本原则

（一）凡在教学管理和教学实践活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料均属教学档案。

（二）教学档案工作是搞好教学的重要基础工作之一。学院教学档案是学院教学管理水平和教育质量及教学水平、文化科技水平的重要标志之一，是学院档案的主体、核心和重点。

（三）教学档案实行集中统一管理，以确保完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）教学档案和教学档案工作是教学管理的重要组成部分，必须实行“三纳入”、“四同步”，即纳入教学计划、规划；纳入教学管理制度；纳入各级管理人员岗位责任，作为考核教学质量和管理水平的标准之一。下达教学任务与提出教学文件材料的归档要求同步；检查教学工作与检查教学文件材料形成积累情况同步；评审鉴定教学质量、教材、毕业论文、优秀教学成果与审查、验收档案同步；毕业分配、上级评审材料、奖励、教师考核晋升与学院综合档案室出具归档证明同步。

（五）各教学管理和教学业务部门应明确一位负责人分管档案工作，并配备相应兼职档案员，统一管理本部门、本系统的教学文件材料，并定期整理。

（六）学院各系部，凡在教学实践和教学管理活动中产生形成的，办理完毕具有查考保存价值的文件材料（包括底稿），都必须由兼职档案员或教学秘书收集齐全，按问题分类积存，于翌学年度（或翌年）头一季度，整理立卷移交学院综合档案室统一管理。

二、教学档案归档范围的确定

（一）确定的原则

１、归档的教学管理和教学实践活动过程中形成的文件材料，对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用的，都应整理、立卷、归档。

２、归档的教学文件材料，必须反映教学管理、教学实践活动的全过程，保持完整、准确、系统。

３、归档的教学文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持有机联系，符合教学管理和教学实践活动的成套性特点。

（二）归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括综合管理、学科与实验室建设、招生、学籍管理、课堂教学与实践、学位工作、毕业生工作、教材等方面，具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

２、归档的重点是本院在教学工作，特别是教学实践各个环节活动中形成的不同载体的文件材料。

（三）不归档的文件材料

１、上级有关教学的普发的、不需办理的文件；

２、上级有关教学的未定稿的文件；

３、重份文件；

４、无查考利用价值的事务性临时性文件；

５、非隶属单位抄送的不需办理、也无参考价值的文件；

６、院内其他单位发来的文件；

７、与院外单位交换来的材料；

以上不归档材料如认为必要，也可自行作资料暂存。

三、教学文件材料的部门立卷与归档

（一）形成与积累

１、每年新学年开始后，各教务、教学部门兼职档案员应自觉地做好新一年形成积累教学文件的工作，并定期进行整理。

２、教务处、继续教育部应向各系发放各种统一的教学文件材料表格，学籍登记表（卡）等。以达到归档材料规范化。

３、归档的教学文件材料必须字迹工整，格式统一，签字手续完备。

（二）整理组卷

１、坚持由教学文件材料形成部门立卷归档制度。立卷归档程序按党群、行政类档案的方法进行。由各系和教学管理部门的兼职档案员负责将积累的教学文件材料整理后向学院档案室移交。

２、根据教学文件材料的形成规律，保持其有机联系和便于利用查考的原则进行组卷。

（三）归档验收

１、由归档人员填写归档说明书。

２、移交档案时交接双方必须当面检查验收，检查文件材料是否完整齐全，排列、书写是否符合要求、标题是否确切。凡不符合要求者，接收人应拒绝接收，并限期改正补交。

３、移交时填写移交目录。移交目录一式二份，双方各执一份。

４、教学综合管理文件材料于次年第一季度归档。其它各类文件材料均在当年寒假前一次性归档。

四、教学档案的管理

（一）学院综合档案室负责对教学档案的接收、分类编目、整理、登记和提供利用。

（二）保管期限已满的教学档案由学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。

（三）教学档案保管期限分为永久、长期和短期。

（四）教学档案的补充和修改。

１、各系部和教学管理部门随时将补充收集到的教学文件材料整理后向学院综合档案室归档。

２、凡已归档的文件材料需要修改时，必须经所在部门主管领导批准，未经批准，不得修改任何文件材料。

五、教学档案的开发利用

（一）学院综合档案室必须编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编，积极为学院的发展及各项工作服务。

（二）教学档案的借阅按《广州体育学院档案利用制度》办理。