为了加强学院党群、行政类档案工作的业务建设，实现党、政档案工作的规范化，有效地为学院工作和社会服务，并为考核党、政档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》、《高等学校档案工作分类法》等法律、法规、规章，结合学院党、政类档案及档案工作实际情况，重新修订并制定本规范。

一、党、政类档案工作的基本原则

（一）凡是学院党、政管理及其各项活动中直接形成的对学院和社会具有保存价值的文字、图表和声像载体材料，均属党、政档案。

（二）党、政类档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度。

（四）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各部门的计划和规划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收党、政档案工作。

（五）学院各部门有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同学院综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。

二、党、政类档案归档范围的确定

（一）归档的党、政类文件材料必须能反映学院主要职能活动和基本历史面貌，必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。

（二）判定党、政类档案的保管期限，要根据学院党、政档案形成的特点，从实际出发，坚持历史唯物主义和辩证唯物主义的观点，全面分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据学院工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面地确定档案的保存价值和保管期限，以保证学院档案的完整、准确、系统。

（三）归档的主要内容包括党务、行政（除教学、科研、基建、设备、出版、外事、财会管理文件，另立类管理外）、工会、团委四个系统的内容。具体范围参见《广州体育学院归档范围和保管期限表》

（四）不归档的文件材料

１、上级机关普发供参阅、不需办的文件材料；

２、上级机关发来供工作参考的抄件；

３、上级机关征求意见未定稿的文件；

４、重份文件；

５、无查考利用价值的事务性、临时性文件；

６、未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）；

７、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料；

８、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性建设性意见的人民来信；

９、学院内互相抄送的文件材料；

10、学院负责人兼任外机关职务形成的与学院无关的文件材料；

11、为参考目的从各方面收集的文件材料；

12、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

（以上某些方面如果需要，也可以选择作资料暂存。）

三、党、政类档案的归档要求与立卷方法

（一）形成积累

１、学院各部门均为立卷单位，各部门根据工作范围归口立卷。

２、每一立卷归档部门的兼职档案人员，在平时应严格按文书档案处理规定做好文件材料的收集，并参照《广州体育学院归档范围和保管期限表》编制案卷类目，根据案卷类目分别归卷。

（二）立卷

１、立卷原则

文书处理部门立卷应按问题、时间、重要程度和文件材料的自然形成规律，保持其有机联系，适当照顾保存价值，分类组卷，以能准确、全面反映学院真实面貌和部门的主要职能活动，便于查找利用为原则。

２、立卷分工

（１）中共中央、国务院、省、市党、人民政府、国家教委以及国务院有关部、委下达的文、电材料，综合性的，由党办、院办立卷归档，专业性的或具体业务性的，由各承办单位立卷归档。

（２）以党委、学院名义的发文，由党院办分别立卷归档（一般应保存两份以上）。以部门名义的发文，由各部门立卷归档，重要也应有两份以上。

（３）学院召开的代表大会、全委会、常委会、扩大会、党委会议、党政联席会议、院长办公会所形成的材料，由党院办分别立卷归档。职能部门以学院名义召开的全院性专门会议、干部会议所形成的材料，由主办单位立卷归档。

（４）学院内各部门向学院的请示报告正文及相应的批复、批转的原件，由党院办立卷归档；请示报告的原稿及批转、批复的复制件，则由报文单位立卷归档。

（５）两个以上单位共同办理的文件，由主办单位立卷归档，非主办单位只保存复制本。

（６）各临时机构、撤销机构形成的材料，应于机构撤销前做好整理工作，移交学院综合档案室保存，任何人不得带入其他单位。

（７）重要的来信来访材料，由承办单位立卷归档。

（三）立卷程序

按照归档时间要求由兼职档案员按案卷类目将文件收齐归档，并对文件进行调整检查，依照如下程序进行：

１、检查案卷的文件成份，文件是否收集齐全完整，有无不需要立卷归档的文件材料。

２、检查案卷文件的联系，依照案卷类目纠正案卷之间文件归卷不统一，相互混淆重复或拆散文件联系的现象。

３、检查案卷文件保存价值。察看各案卷中文件保存价值是否有差异，各部分之间是否大体一致。

４、检查案卷文件数量，一般不超过２００页。对同一问题文件数量多的，宜酌情适当分卷，问题单一、文件数量少者可组薄卷。

（四）立卷分类

１、分年度

先将文件按其形成或针对的年度分开，一般文件归入文件形成年度；跨年度的请示与批复，归入批复年度；跨年度规划、计划，一般可归入文件内容针对的第一个年度；跨年度的总结、报告，归入文件内容针对的最后一个年度；跨年度的会议文件，一般可归入会议开幕的年度；跨年度的非诉讼案件材料，应归入结案年度；法规性文件归入公布或批准年度；按常年处理的文件归入专门年度。

２、分问题

将文件按其内容所反映的问题、事件分开。

３、分期限

将文件按照规定的不同保管期限分开。

（五）立卷组合

１、立卷组合的基本要求

立卷组合一般应以问题为主，兼顾其它特征，使之联系紧密。

２、立卷组合形式，一般按下述内容和顺序进行；

会议文件，按会议的届次组合，根据文件的数量，可以一会一卷、一会数卷或数会一卷；

统计、报表、名册等文件，按照格式名称组合，根据文件的数量可组成一卷或数卷；

学院管理和业务活动形成的业务文件、调研材料等，一般按单一问题组合；

工作计划、总结等文件，一般可按责任者或名称组合；

简报按名称或期号组合；

其它文件材料可按照特殊的形式组合。

（六）卷内文件材料按重要程度或时间顺序排列：

批复、批示在前，请示、报告在后；

正件在前，附件在后；

正本在前，定稿在后；

转发件在前，被转发件在后；

非诉讼案件结论性材料在前，依据性材料在后；

其它文件材料按时间顺序排列。

（七）对在装订线以外有字迹的文件材料或破损的文件材料，以及与本卷文件材料不可分割的照片、小字条等，要进行加边、修补和裱糊；对较大的表格，要适当地折叠；拆除文件材料上的金属物。

（八）成卷装订的卷内文件编页号。

卷内文件无论单面或双面只要有书写文字，均应一面编写一个页号，页号位置在每面材料非装订线一侧的下角。

按件装订的卷内文件编件号。卷内文件应逐件加盖档号章；并填写档号章的各个项目，编制件号；档号章的位置在每件文件首页的右上角，卷内文件的件数，一般以每份文件单独计算为一件；请示与批复，来文与复文，报表、名册、图册、刊物等每册为一件，正本、定稿和历次修改稿，正件与附件，正文与文件处理单为一件，原件与复制件，转发件与被转发件，按一件计算。

（九）填写卷内文件目录

顺序号：以卷内文件排列先后顺序填写的序号。

文号：文件制发机关的发文字号。

责任者：形成该文件的单位或对该文件负有责任的署名者。

题名：即文件标题，一般应照实抄录。没有标题或标题不能说明文件内容的文件，可自拟标题，外加“［］”号。

日期：文件的形成时间。填写时可省略“年”、“月”、“日”字。在表示年、月、日数的右下角加“  . ”号。

页号：卷内文件起止之页的编号。

（十）填写卷内备考表

本卷情况说明：填写卷内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况。案卷立好后发生或发现的问题由有关的档案管理人员填写并签名标注时间。

立卷人：由组成本卷的责任者签名。

检查人：由对案卷质量进行审核的责任者签名。

（十一）对采用立薄卷方式的案卷，必须用软卷皮，几卷再装入硬卷皮（盒）内。

（十二）拟写案卷标题。要求结构完整，一般应准确概括卷内文件主要责任者、内容、名称（文种）。除会议文件外，不得用“××文件材料”。

（十三）归档验收

文书立卷部门整理好案卷，学院档案室派人检查合格后，填写移交目录，在次年六月份以前，双方履行签字盖章手续，办理移交并各执一份存查。

四、党、政类档案的管理

（一）学院综合档案室负责对党、政档案的接收、分类、编目、整理、登记、保管和提供利用。

（二）党、政档案保管期限分为永久、定期两种。定期一般分为30年、10年。

（三）保管期限和保密期限已满的党、政类档案，由学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。

五、党、政类档案的开发利用

（一）党、政档案的借阅，按《广州体育学院档案利用办法》办理。

（二）查阅或借阅档案，归还时由利用者和档案部门人员共同进行清点检查，并在档案查阅或借阅登记薄上登记，借出档案要从严掌握，定期归还，需续借者，应重新办理借阅手续，对无故逾期不还者，应停止其借阅并催促归还。如果发现档案损坏或丢失，根据有关规定，区别不同情况，严肃处理。

（三）对离校及离退休人员，在办理离退手续前，必须清还档案。

（四）学院综合档案室应积极进行编制档案检索工具、编写档案参考资料和专题文件汇编等，更好为党、政管理工作服务。

（五）积极做好档案信息资源开发利用，为学院各项工作提供服务。