根据《中华人民共和国档案法》，国家《科学技术档案工作条例》，国家档案局和国家计委《基本建设项目档案资料管理暂行规定》，国家教育部《高等学校档案管理办法》，《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学院实际，制定本规范。

    一、基建档案工作基本原则

　　（一）凡在基本建设管理和基本建设工程项目活动过程中直接形成的有保存价值的文字、图纸、图表、计算材料及声像等形式与载体文件材料等，均属基建类档案。

（二）学院对基建档案必须实行集中统一管理的原则，确保档案材料的完整、准确、系统、安全和有效利用。

（三）学院基建部门要有一位负责人分管基建档案工作，并配备兼职档案员，负责做好基建文件材料的形成收集、积累、整理、立卷、归档工作。

（四）基建项目工程档案收集、整理工作必须纳入基建管理工作中。做到：基建项目的档案资料工作要与项目建设进程同步；项目立项、施工过程中，做好文件资料形成、积累、整理、归档工作；竣工验收时，需提交一整套合格的竣工资料（图），项目工程档案验收要与项目工程验收同步进行。

二、基建档案归档范围的确定

（一）确定的原则

１、归档的基建管理和项目建设中形成的文件材料必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

２、归档的基建文件必须反映基建管理和项目建设的全过程，保证完整、准确、系统。

３、归档的基建文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，与实物完成一致并具有成套性。

（二）归档的主要内容和重点

１、归档的主要内容包括综合管理，可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、监理文件、竣工文件、生产技术准备、试产基建预算、概算、决算、器材管理等方面，具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

２、归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、形式的文件材料，特别是包括竣工图在内的全套图纸。

（三）不归档的文件材料

１、上级机关有关基建的普发性（非专指高校）不办的文件。

２、正式施工前的草图，未定型图纸。

３、重份文件和重份图纸。

４、无查考价值临时性、事务性文件。

三、基建档案的形成积累

１、基建部门接到基建项目后，在布置工作计划的同时布置形成积累基建文件材料的任务。

２、基建项目实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理、竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的基建档案材料。

３、基建项目由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所分包工程的基建文件材料，交学院基建部门汇总、整理。

４、基建部门应严格执行基建文件材料的审签制度，明确职责，把好文件材料形成的质量关。

５、使用基建文件材料过程中不允许随便更改。如有更改，必须填写通知单，并履行批准手续。

６、归档的基建文件材料格式要统一，字迹工整，图面整洁，图象清晰。不得用易褪色的书写材料书写、绘制。

７、归档的底图，格式须按国家制图标准绘制完成。

８、归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。

９、工程承包合同或施工协议中要依据国家对编制竣工图的要求，对竣工图的编制、整理、审核、交接、验收做出规定，做好施工记录、交工验收记录和签证等，编制好竣工图。

10、学院基建部门要定期检查、绘制本院的总平面图以及水、电、气、通讯等管网图。并移交学院综合档案室。

11、凡是重要和经常使用的文件材料要有副本。其它文件材料一般归档一份。

四、基建类归档文件、图纸整理的要求和方法

（一）、综合类归档文件整理的基本要求和方法参照前文“归档文件整理规则”。

（二）工程文件归档的质量要求和整理方法

1、归档的工程文件应为原件。

2、工程文件的内容及其深度必须符合国家有关工程勘察、设计、施工、监理等方面的技术规范、标准和规程。

3、对文字材料的具体要求及整理方法见“归档文件整理规则”。

4、归档的蓝图，规格必须符合国家标准，字、图清晰，用纸优良。图纸按图的类别序号排列（即：地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水工图、民工图、气管图、更改图、竣工图）。不同幅面的工程图纸应统一折叠成A4幅面，横向按手风琴式折叠，竖向按顺时针方向向内折，图标栏露在外面。

5、所有竣工图均应加盖竣工图章和设计出图专用章。

（三）工程文件归档时间、套数要求

1、归档验收与归档时间

（1）学院基建部门应在项目工程一开始就建立该项目工程档案，在立项、施工过程中，做好文件资料形成、积累工作。

（2）项目工程实行总承包给外单位的，由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料，交总承包单位汇总、整理、竣工时由总承包单位向学院基建部门提交完整、准确、系统的工程档案材料。

（3）项目工程由几个单位分别承包的，各承包单位负责收集、整理所分包工程的基建文件材料，交学院基建部门汇总、整理。

（4）学院综合档案室应是项目工程验收小组成员，会同学院基建部门负责对基建文件材料的验收工作。

（5）施工、监理等有关单位在工程竣工验收后一个月内必须向学院基建部门移交各自整理的工程档案。

（6）学院基建部门在接收勘察、设计、施工、监理等单位的工程项目档案后，对工程准备阶段、施工阶段、竣工验收阶段、工程结算审核等阶段文件资料进行汇总整理、立卷归档。工程结算审核完毕后两个月内必须向学院综合档案室和城建档案馆移交完整的工程档案。

2、归档套数

工程档案一般两套、重要工程三套。一套由基建部门保管，一套（原件）移交学院综合档案室，一套移交广州市城建档案馆（重要工程）。

（四）档案补充与修改。

１、项目工程文件材料归档后，在改建、维修中所产生的基建文件材料，基建部门应随时整理，向档案部门补充归档。

２、对已归档的项目工程文件材料需要更改时，必须填写更改审查清单，经基建部门分管负责人同意。未经批准，严禁更改已归档的任何项目工程档案材料。

３、档案部门对补充归档的项目工程文件材料应及时整理编目。归档材料不多的，可归入相关案卷并填写目录；归档材料较多的，可单独组卷、编目。

五、基建档案的管理

（一）学院综合档案室负责对基建档案的接收、并按项目和年度进行分类、编目、登记、保管和提供使用。

（二）对保管期满的基建项目档案必须经学院档案鉴定小组鉴定。对已失去保存价值的档案材料，须办理审批手续、并登记造册后方可处理。

六、基建档案的开发利用

（一）积极开展档案利用工作，编制检索工具，定期编制基建档案汇编和编辑参考资料，更好为利用者服务。

（二）借阅基建档案按《广州体育学院档案利用制度》办理借阅手续，用完后及时归还。对借阅的档案材料要对其安全性、保密性负责。