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广州体育学院档案利用制度

2023-05-06 浏览次数:

根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定,本着既方便工作,又利于保密,确保安全的原则,制定本办法:

(一)学院综合档案室保存的档案,主要供本院利用,如其它单位或个人需要查阅时须持单位介绍信(写明查阅问题、目的)、本人工作证或学生证,经档案室主任批准,在档案阅览室查阅。

(二)一般情况下,档案材料不借出,确需要借出时,必须经档案室主任批准,履行登记手续,借出的档案一般不超出一周时间,如需继续借阅重新办理手续。

(三)学院各部门人员调阅档案,原则上只能调阅本部门形成的档案,如确需调阅其他部门形成的档案,必须持有本部门领导签名或盖章的书面报告,写明查阅目的、问题,经立卷部门负责人和档案室主任同意后,方可查阅。

(四)凡调阅党委会议记录、院长会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件、超越原文件规定的阅读范围的档案、涉及学院利益的重要文件及各种重要凭证等,应由本部门负责人提出查阅的书面报告,经学院主管领导审批,档案室主任同意,必要时报请学院党委书记或院长审批后,限定性阅读有关内容。不得带出档案室,不得摘抄,如确因工作需要摘抄时,摘抄稿限期交给档案室注销销毁。

(五)调阅非公开的科研课题档案,本研究课题人员可直接调阅。学院其他人员和外单位查阅,须经课题组负责人签署意见,科研部门负责人同意,必要时报请主管院长审批后方可查阅。

(六)借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任,不得撕卷或撕去其中文件,不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批,不得随意摘抄无关的档案资料,未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者按有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。

(七)查阅和归还档案时,应严格履行签字、登记、注销等手续,档案人员对查阅归还的档案,应仔细清点;核查无误后方可签字注销,如发现有损坏、丢失等情况,应立即追究责任。

(八)凡需要摘抄的档案,档案人员对摘抄材料,应认真核对,严格把关,经档案室主任审批后方可盖章。

(九)外单位人员利用档案,要按规定收取相关的费用。