根据《中华人民共和国档案法》和《普通高等学校档案管理办法》的有关规定，本着既方便工作，又利于保密，确保安全的原则，制定本办法：

（一）学院综合档案室保存的档案，主要供本院利用，如其它单位或个人需要查阅时须持单位介绍信（写明查阅问题、目的）、本人工作证或学生证，经档案室主任批准，在档案阅览室查阅。

（二）一般情况下，档案材料不借出，确需要借出时，必须经档案室主任批准，履行登记手续，借出的档案一般不超出一周时间，如需继续借阅重新办理手续。

（三）学院各部门人员调阅档案，原则上只能调阅本部门形成的档案，如确需调阅其他部门形成的档案，必须持有本部门领导签名或盖章的书面报告，写明查阅目的、问题，经立卷部门负责人和档案室主任同意后，方可查阅。

（四）凡调阅党委会议记录、院长会议记录、绝密档案材料、有密级的上级文件、超越原文件规定的阅读范围的档案、涉及学院利益的重要文件及各种重要凭证等，应由本部门负责人提出查阅的书面报告，经学院主管领导审批，档案室主任同意，必要时报请学院党委书记或院长审批后，限定性阅读有关内容。不得带出档案室，不得摘抄，如确因工作需要摘抄时，摘抄稿限期交给档案室注销销毁。

（五）调阅非公开的科研课题档案，本研究课题人员可直接调阅。学院其他人员和外单位查阅，须经课题组负责人签署意见，科研部门负责人同意，必要时报请主管院长审批后方可查阅。

（六）借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任，不得撕卷或撕去其中文件，不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批，不得随意摘抄无关的档案资料，未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。违者按有关规定给予当事人严肃处理或经济处罚。

（七）查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销等手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点；核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。

（八）凡需要摘抄的档案，档案人员对摘抄材料，应认真核对，严格把关，经档案室主任审批后方可盖章。

（九）外单位人员利用档案，要按规定收取相关的费用。