第一章　总　则

第一条 　为了加强学院档案工作的业务建设，做到门类齐全，结构合理，管理科学，有效保护及利用档案，为学院和社会当前和长远服务，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学院实际，特制订本办法。

第二条 　学院在党政管理、教学、科研、基建、仪器设备购置、出版、外事、财会等活动中直接形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、不同载体的历史记录，均属学院档案。

第三条 　学院档案是党和国家的宝贵财富，档案工作是办好学院的一项重要基础工作，也是衡量学院教学质量和管理水平的重要标志，同时又是对学院评估的一项重要内容，各部门必须加强对档案工作的领导，切实把它纳入教学、科研、党政管理等工作之中。

第二章　领导体制，机构和任务

第四条 　学院建立综合档案室，为副处级建制，在学院领导下，负责统一管理全院的档案。

综合档案室是全院档案工作的业务主管部门，又是永久保存和提供利用学院档案的科学文化事业机构。

第五条 　学院的档案工作由院长主管，行政副院长协助院长管理，业务上接受广东省档案局的指导、监督和检查。

第六条 　学院各部门必须指定一位负责人分管本部门的档案工作，并配备兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、积累、保管和整理立卷归档工作。

第七条 　综合档案室的基本任务

（一）贯彻执行国家关于档案工作的法律、法规和政策，规划学院档案工作。

（二）制定学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行情况。

（三）负责收集、征集、整理、分类、鉴定、统计、保管学院的各类档案及有关资料。

（四）开展档案开发利用，编辑档案参考资料，编制检索工具，积极开发档案信息资源为学院各项工作服务。

（五）对学院各部门的档案工作进行业务指导、监督和检查，对全院专（兼）职档案人员进行业务培训。

（六）参加档案学术研究和交流协作活动。

（七）开展档案宣传教育活动。

（八）完成学院领导交办的其它任务。

第三章　文件材料的归档、移交工作

第八条 　学院档案实行集中统一管理（人事档案除外）。制订的归档制度须纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围内，做到各项重要的教学、科研、党政管理工作都有完整、准确、系统的文件材料归档保存。

第九条 　学院各项工作应与档案工作实行“三纳入”、“四同步”，即纳入学院计划和规划、纳入管理制度、纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作的同时布置、检查、总结、验收档案工作。

第十条 　学院教职员工在其从事的教学、科研和党政管理工作等职务活动中直接形成的各种载体的文件材料，必须按规定移交学院综合档案室集中管理，任何个人和单位不得据为己有。

第十一条 　学院在教学、科研、党政管理等各项活动中形成的应归档的文件材料分为：党群、行政、教学、科研、基本建设，仪器设备、出版、外事、财会、声像、实物、上级来文及已故人员档案等十三大类。

第十二条 　学院档案实行文书处理部门、课题组立卷归档制度。各立卷部门专（兼）职档案人员负责做好文件材料的收集、积累工作，按文件材料自然形成规律和保持其有机联系，以能准确地反映学院真实面貌和主要职能活动、便于查找利用为原则分类整理立卷，编排页号或件号，填写卷内目录、卷内备考表，拟写案卷标题，装订后移交学院综合档案室。学院综合档案室负责指导各立卷单位完成文件材料的立卷归档工作，检查合格后，由各部门填写移交目录一式二份，经交接双方签字并各执一份存查。

第十三条 　文书承办部门立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年度立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每年三至五月份为部门立卷归档日。每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月（即１１月份），完成立卷移交工作。

第十四条 　各类文件材料的归档范围。（见附件的各类档案归档范围及保管期限表）

第十五条 　归档文件材料应质地优良，声像清晰，书绘工整，必须用钢笔书写（不得用圆珠笔、铅笔及红墨水笔），并留出装订线。

第十六条 　各类档案归档时间要求：

（一）党政部门，能按年度归档的文件材料，在次年六月底前归档；

（二）教学部门，教学综合管理文件在次年六月底前归档，其他种类材料在次年三月归档；

（三）科研、基建、设备部门的课题、项目材料，在其鉴定验收后两个月内归档；

（四）财务部门的财会档案材料，在当年会计年度终结以后，由财务部门保管二年，期满后的次年六月底前归档。
第十七条 　科研成果、基建工程鉴定验收，以及精、贵、稀仪器设备（五万元以上）开箱，有关业务部门应会同学院综合档案室对应归档的文件材料加以审查，签署意见，加盖综合档案室印章。凡归档材料不完整，不齐全的项目，学院不予验收和不予上报成果。

第十八条 　凡学院与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案正本，并将有关的复制件送主办单位保存。

第四章　档案的管理

第十九条 　根据国家教委《高等学校档案实体分类法》、《高等学校档案工作规范》的要求，对档案进行分类编号、排列和保管，并按《广州体育学院档案实体分类方案》执行。

第二十条 　学院综合档案室对各类档案编制各种检索工具，并将档案数据存贮到计算机中，使用计算机进行管理。

第二十一条 　学院综合档案室定期对库房保管期满的档案进行鉴定。由学院综合档案室和有关部门组成鉴定小组，对到期的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，经分管院领导批准后，方可存毁。

第二十二条 　严格执行档案库房管理制度，库房设置空调机、抽湿机等，严格控制库房温、湿度，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防光、防有害气体的措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破损和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案耐久与安全。

第五章　档案的利用

第二十四条 　综合档案室工作人员要熟悉库存档案的内容和存址，积极为学院的教学、科研、党政管理工作以及社会提供档案信息服务。

第二十五条　 学院综合档案室负责编制各种检索工具、编研材料提供利用检索，设立阅览室为利用者查阅档案提供方便。

第二十六条 　学院综合档案室库存档案主要提供学院各部门利用，坚持谁产生谁利用的原则，凡利用者均应按规定办理借阅手续，借出档案要妥善保管并按期归还。外单位借阅档案应持有效介绍信，经学院综合档案室主任同意后方可查阅，借阅涉及重大问题或有秘密等级的档案，需报请学院主管领导批准。

第二十七条 　本办法为一九九九年十二月制定的管理办法补充修改，现重新印发，从二 00 八年三月一日起执行。