文件材料预立卷工作是学院档案管理的基础工作之一,是学院实行部门立卷制度的

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一个重要保障。为规范文件材料预立卷工作，促进学院各部门做好平时立卷归档工作，提高立卷质量，方便归档前的查找利用，制定本制度。

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    1、文件材料预立卷工作是指学院各部门的兼职档案员平时按照已经确立的预立卷类目，将已经处理完毕的文件随时按类目上的有关条款归入相应卷夹。

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    2、文件材料预立卷类目的设立：各归档部门的兼职档案员根据本部门的工作职能和工作的重点编制预立卷类目。预立卷类目应根据每年工作中心的变化进行调整，确定这一年度的预立卷类目。

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    3、兼职档案员应在年初或上一年末，根据类目准备卷夹。卷夹的卷脊上写上类目名称，然后将卷夹按类目依次编号排列，以备平时随时归卷和查找。

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    4、各立卷部门要加强收集观念，对办理完毕的文件及时进行收集、整理、登记，避免文件材料丢失，确保归档案卷的完整性。

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    5、文件归卷之前应注意检查页数、附件等是否齐全完整，文书处理程序是否完成，处理的来龙去脉是否注明，遇有不清之处应及时询问承办人，然后将文件按所属条款归入卷夹。

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    6、学院各部门要把预立卷工作列为工作目标管理的重要内容，明确预立卷工作的职责。

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    7、学院综合档案室负责对立卷部门预立卷工作的业务指导和检查，重点检查兼职档案员平时预立卷类目的编制和执行情况。