根据国家有关法律、法规和文书档案保管期限的有关规定，为便于学院各部门更好地掌握文件的归档范围和正确划分文书档案保管期限，使保存的档案精炼、准确、系统和完整，并以此为依据进行档案的鉴定工作，现对《文件档案归档范围和文书档案保管期限》作如下规定： 

一、 文件归档范围 
1 、 反映学院主要职能活动和基本历史面貌，对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值 的文件材料；   
2 、需要贯彻执行的上级机关、同级机关的文件材料； 
3 、报送上级部门的重要文件材料； 
4 、学院各部门履行工作职责、完成各项工作任务过程中形成的各种文字、图表、声像等不同形式的文件材料； 
5 、其他对学院各部门工作具有查考价值的文件材料； 

二、不归档的文件材料 
１、 上级机关的文件材料中，普发性不需本机关办理的文件材料，任免、奖惩非本机关工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等； 
２、上级机关征求意见未定稿的文件； 
３、重份文件； 
4 、无查考利用价值的事务性、临时性文件； 
5 、未经会议讨论，未经学院领导审阅、签发的未生效文件、电报草稿，一般性文件的历次修改稿，铅印文件的各次校对稿（学院主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）； 
6 、从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料； 
7 、无特殊保存价值的信封，一般性表态、询问一般性问题、提出一般性意见的来信； 
8 、学院内互相抄送的文件材料； 
9 、学院负责人兼任外机关职务形成的与学院无关的文件材料； 
10 、为参考目的从各方面收集的文件材料； 
11 、非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。 

三、文书档案的保管期限 
文书档案的保管期限定为永久、定期两种。定期一般分为 30 年、 10 年。 
( 一 ) 、永久保管的文书档案主要包括： 
1 、学院制定的方针政策性、规范性文件，学院的长期规划、纲要性文件材料； 
2 、召开重要会议、举办重大活动形成的主要文件材料； 
3 、学院及各部门职能活动中形成的重要业务文件材料； 
4 、学院关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示，重要的报告、总结、综合统计报表等； 
5 、学院机构演变、人事任免等文件材料； 
6 、学院房屋买卖、土地征用，重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料； 
7 、上级机关制发的属于本机关主管业务的重要文件材料； 
（二）定期保管的文书档案主要包括： 
1 、学院及各部门职能活动中形成的一般性文件材料； 
2 、学院召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料； 
3 、学院一般性事务管理文件材料； 
4 、学院关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、统计报表等； 
5 、上级机关制发的属于学院主管业务的一般性文件材料；  
6 、上级机关和同级机关制发的非本院主管业务但要贯彻执行的文件材料 ; 
7. 学院各部门的年度或年度以上计划、总结、统计、重要专题报告等文件材料； 

专门档案的保管期限，按国家有关规定执行。各类档案具体归档范围和保管期限见归档范围和保管期限表。