为加强学院财会类档案工作业务建设，不断提高会计档案工作的管理水平，更好地为学院各项工作和经济事业服务，并为考核会计档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》及财政部、国家档案局颁发《会计档案管理办法》的规定，结合学院实际，制定本规范。

一、    财会档案工作的基本原则

（一）学院在财务管理和会计活动中直接形成的具有保存价值的文字材料、凭证、帐簿、报表等会计核算专业材料，均属财会档案。

（二）学院财会档案是记录和反映学院经济业务的重要史料和证据，是学院档案的重要组成部分。

（三）财会档案必须实行集中统一管理，以确保其完整、准确、系统和安全，便于开发利用。

（四）财会档案工作应纳入财会部门管理制度，纳入财会工作计划、规划、纳入财会部门人员的岗位责任制。在布置、检查、总结、验收财会工作的同时，要同时布置、检查、总结、验收财会、档案工作。

（五）学院财会档案工作由主管学院经济业务职能的财会部门负责，并有一名部门负责人分管此项工作，同时配备兼职档案人员，负责做好财会档案收集、整理、立卷、归档工作，出纳人员不得兼管会计档案。

二、财会档案归档范围的确定

（一）确定的原则

１、归档的财务工作管理和会计活动中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值与凭证作用。

２、归档的财会文件材料，必须反映财务管理，会计活动的全过程，保证完整、准确、系统。

３、归档的财会文件材料，必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，充分考虑财会档案的类型特点。

（二）归档的主要内容和重点

会计档案指会计凭证、会计账簿和财务报告等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1、会计凭证类：原始凭证，记账凭证，汇总凭证，其他会计凭证。

2、会计账簿类：总账，明细账，日记账，固定资产卡片，辅助账簿，其他会计账簿。

3、财务报告类：月度、季度、年度财务报告，包括会计报表、附表、附注及文字说明，其他财务报告。

4、其他类：银行存款余额调节表，银行对账单，其他应当保存的会计核算专业资料，会计档案移交清册，会计档案保管清册，会计档案销毁清册。

具体范围见《广州体育学院归档案范围和保管期限表》。

（三）不归档的文件材料

１、上级有关财务的普发性（非专指高校）、不需办理的文件

２、未定稿的文件；

３、重份文件及院内其他单位发来的文件；

４、未生效的合同、协议、单据；

５、无查考利用价值的一般性、临时性文件；

６、与学院外单位交换来的材料（可作资料保存）。

三、财会档案的归档要求与立卷方法

（一）财会档案的形成和积累

１、学院财务部门领导，在制定财会计划时，要向会计经办人员布置形成积累财会材料的任务，确定本部门的兼职档案员。

２、财会部门的兼职档案员，要督促会计承办人员，做好平时材料的收集、积累，注意材料的完整、系统和准确。

（二）整理组卷

１、学院财会部门为财会档案立卷单位，负责把本部门每年形成的财会档案收集齐全，并进行整理、立卷装订成册（卷）。本部门保存一年；第二年六月份移交学院综合档案室集中管理，任何单位和个人都不得据为已有或者拒绝归档。

２、坚持财会文件材料形成部门立卷归档的原则，财会部门兼职档案员负责将积累的文件组卷成册，向学院档案部门移交。

３、遵循会计核算材料的形成规律和特点，保持其有机联系，便于保管和利用的组卷原则，将归档的会计核算材料收集齐全、完整，根据各类材料的时间顺序、内容价值、数量、保管期限分别整理组卷。

４、按照会计年度时间进行组卷，不同年度的会计核算材料不能放在一起立卷。

５、财会部门各种记帐凭证时间顺序整理，组成一卷或多卷，每卷不超过２００页，厚度２cm为宜。

６、编写页号，每卷页号均从１开始，位置在有书写文字的页上非装订线一侧的下角。

７、对于未结的债权、债务及涉外的原始凭证，应单独立卷，由档案保管到结清债权债务时为止。

８、备考表记载案卷内材料的缺损、修复、补充、移出、损毁等需要说明的情况。

（三）归档验收

１、当年产生的会计材料，财会部门应于次年第一季度内整理组卷，请档案部门进行审查。

２、财会部门移交财会档案时间：当年形成的会计档案，在会计年度终了后，可暂由会计机构保管一年，期满之后的次年６月底由财会部门的兼职档案员，将应归档的财会档案编制移交目录一式二份，部门领导审核签字后，连同案卷集中向学院综合档案室办理移交手续。

３、财会部门移交档案时，交接双方必须当面验收归档材料是否完整、系统、准确，卷内材料排列、编号、书写是否符合要求。凡不符合要求者，档案室有权拒绝接收，并要求限期改正后归档。

４、学院综合档案室接收保管的财会档案，原则上应保持原卷册的封装，个别需要拆封重新整理的，档案室应当会同财会部门经办人员共同拆封整理，以分清责任。

四、财会档案的管理

（一）学院综合档案室负责对财会档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

（二）案卷入库存时，应全面检查帐、物、卡是否相符。然后按档号排列。

（三）学院综合档案室接收保管的财会档案，应保持原卷（册）的封装。如要修改财会材料数字，须经主管部门领导和学院主管领导批准，方可修改。

（四）档案室对于违反财会档案管理制度的有权进行检查纠正，情节严重的应报院主管领导或财务、审计机关严肃处理。

（五）学院财会档案的保管期限从会计年度终了后的第一天算起。分为永久、定期两类。定期保管期限分3年、5年、10年、15年、25年等5类。学院综合档案室接管保管期限为10年以上的财会档案，保管期限为3年、5年的财会档案，由财务会计部门自行保存与销毁。

（六）财会档案保管、保密期限已满，须经学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。需要销毁的应编造销毁清册，报主管财务工作及分管档案工作的领导批准，方可销毁。基建工程在建设期间的财会档案，不得销毁。

（七）销毁财会档案时，由学院审计部门和财会部门及综合档案室共同清点核对，共同监销。监销人在销毁前应清点核对无误后，在销毁清册上共同签名盖章。销毁清册由学院综合档案室长期保存。

（八）鉴定工作结束后，写出鉴定工作总结，内容包括：小组成员名单、工作概况、鉴定范围做法及财会档案保管期限调整，销毁档案数量。销毁清册一式三份，一份经主管领导审查批准后归档，一份送上级主管部门备案，一份留财会部门存查。

（九）档案部门在档案销毁后，应及时调整档案柜架，并在相应的存设地点，检索工具中注明。

五、财会档案的开发利用

（一）大力开发档案信息资源，为高等学校进行会计监督、分析、决策和制定教育发展计划服务。

（二）编制各种形式的参考资料，如数据汇编等，积极为利用者提供服务。

（三）单位保存的会计档案不得借出，如有特殊需要借阅财会档案，须经档案形成部门负责人或档案室负责人同意，方可借阅，借阅时，不得拆散原卷（册），不得涂改，不得毁损，应对财会档案的安全与保密负责。

（四）借阅财会档案按《广州体育学院档案利用制度》办理。