为适应档案综合管理的需要，统一学院档案实体分类，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化、规范化、促进和提高业务管理水平，充分发挥档案的作用，更好地为学院工作和教育事业服务，根据国家教委《普通高等学校档案管理办法》、《高等学校档案实体分类办法》的要求，结合学院实际情况，制订本方案。 

一、学院档案种类及代号 

依据档案形成领域，结合档案内容性质和学院各部门职能，将学院档案分为十三大类，各类档案及其代号如下： 

ＤＱ　　党群类 

ＸＺ　　行政类 

ＪＸ　　教学类 

ＫＹ　　科学研究类 

ＪＪ　　基本建设类 

ＳＢ　　仪器设备类 

ＣＢ　　出版类 

ＷＳ　　外事类 

ＣＫ　　财会类 

ＳＸ　　声像类 

ＳＷ　　实物类 

ＳＪ　　上级来文类 

ＹＧ　　已故人员档案 

二、档案号结构、模式和标识 

档号包括年度号、分类号、案卷号三个部分。 

年度号由四位阿拉伯数字组成。 

分类号是档号的主体，一般由一、二级类目组成，少数扩展到三级类目。 

一级类目采用类目名称主词的汉语拼音第一个字母表示，如“ DQ ”即 D ang qun （党群）的简称。 

二级类目是对一级类目各问题（课题、项目、种类）的细分，用两位阿拉伯数字表示，如教学类教学“ 11 ”，学科与实验室建设 12 、 13 ……。 

三级类目是对二级类目的细分，用两位阿拉伯数字表示，如基建类综合用房“ 12 ××”。 

案卷号按最下位类目顺序流水号，用“ 1-n ”表示。