学院实物档案是在教学、科研、外事和学院管理等各项活动中产生的具有保存价值的物品，是学院档案的组成部分，是学院各项活动真实、形象、直观的记录。它的保存与展示，为学院教育和历史研究提供了珍贵的史料，也是对广大师生员工进行爱院教育和对外交流的窗口之一。为将具有保存价值的实物能够完整、系统地归档保存，更好地提供利用服务，结合学院实际、制订实物档案工作规范。

一、实物档案的归档范围及保管期限

（一）归档案范围

１、上级领导来院视察、指导工作时的题词、赠言手迹。

２、出席在学院召开的各种重要国际、国内学术会议的有关领导及国内、外友人的题词、赠言手迹、重要会议签到册等。

３、学院团体和师生员工在院内外获得的各级各类奖杯、奖状、奖章等奖品及荣誉证书。

４、友好单位或个人赠送给学院的反映重要活动的锦旗、赠匾等纪念品。

５、境内外友好单位和友好人士及校友赠送给学院的礼品、纪念品。

６、学院各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、借书证、纪念章、纪念册及其他证书等。

７、学院师生员工创造发明、勤工俭学制作的实物及模型等。

（二）保管期限

实物档案的保管期限参照《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

二、实物档案归档的归口

实物档案的归档必须完整、系统、准确。各有关单位或个人应及时将反映学院重要活动和对国家贡献的实物档案移交给学院档案室统一管理。移交时要附有说明词，包括：活动的主题、时间、地点（地区）、人物等。

１、凡属上级领导来院视察、指导活动产生的实物档案，归口由院办公室和有关职能部门向档案室归档。

２、反映学院及院际间各项活动的实物档案，归口学院办公室或由有关职能部门向学院档案室归档。

３、反映学院外事活动的实物档案，归口由主管外事工作的部门或接待部门向学院档案室归档。

４、反映教学、科研、科技开发活动的实物档案，归口由有关职能部门向学院综合档案室归档。

５、反映个人活动的重要实物档案，由本人随时向学院综合档案室归档或由学院向个人征集。

三、实物档案的管理

１、学院的实物档案，由学院综合档案室集中统一管理。

２、学院综合档案室对接收的实物档案，必须做好登记、编目、分类存放。

３、综合档案室应采取有效保护措施，做好防火、防水、防光、防霉、防盗、防尘、防潮、防虫等工作。珍贵实物档案应专柜存放。

４、为保证实物档案收集完整、齐全，各部门兼职档案员要协助学院档案室做好收集、归档工作。

５、归档时间：各项活动产生的实物档案，在活动结束后三个月内向学院综合档案室移交。

四、实物档案的开放利用

１、学院综合档案室要编制必要的检索工具，以便查找利用。

２、实物档案的利用办法，按《广州体育学院档案利用制度》的规定办理。