为了提高学院外事类档案工作的管理水平，充分发挥外事档案在学院对外交流、教学、科研活动中的作用，并为外事档案工作提供依据，根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规、规章，结合学院涉外活动情况，制定本规范。

一、外事档案工作的基本原则

（一）学院在与外国团体或个人在学术交流、人才交流、友好往来等各项活动中直接形成的具有利用保存价值的文字、图表及声像载体材料，均属外事档案。

（二）外事档案是学院档案的重要组成部分，必须实行集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。

（三）学院外事部门是学院外事管理的职能部门，应将外事档案工作纳入外事工作计划、管理制度之中，并负责落实到外事人员的职责范围，监督、检查执行情况。做到与布置、检查、总结外事工作同步进行。

（四）外事部门要有一位负责人分管外事档案工作，并确定兼职档案员，负责做好外事档案的收集、整理、立卷、归档工作。

二、外事档案归档的原则和主要内容

（一）归档的原则

１、归档的外事档案，对学院和社会当前和长远具有参考价值和凭证作用。

２、归档的外事文件材料，必须反映学院外事管理和活动的全过程，保证其完整、准确、系统。

３、归档的外事文件材料必须遵循其自然形成规律，保持其有机联系，体现学院涉外工作的职能和特点。

（二）归档的主要内容

１、归档的主要内容包括涉外工作综合管理、出境和境外来院任教、讲学、进修、访问、考察、参加国际学术会议等方面。具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

２、学院人员在国外获得的证书、奖状、奖章、奖品等，可采取不同方式归档，或存复印、影印件。外国赠送给学院的纪念品，礼品有保存意义的应归档，不宜长期保存的，可存影印件和清单。

（三）不归档的材料

１、上级关于外事工作普发（不专指高校）、不需办理的文件；

２、未定稿的各种文件；

３、未生效的合同、协议书；

４、无查考利用价值的一般性、临时性函件；

５、重份文件，学院内各单位发来的文件；

６、与学院外单位交换来的材料。

以上不归档的某些材料，也可有选择地作资料暂存。

三、外事类档案的归档要求与立卷方法

１、学院外事管理部门是学院外事管理、涉外教学、科研文件材料的归口部门。在来院、出国（境）、国际合作、国际会议活动结束后，负责将此项工作有关的部门形成的各种外事文件材料、收集、汇总、整理组卷、按规定向学院综合档案室移交。

２、归档的外事文件材料，必须用钢笔或毛笔书写，字迹工整、图样清晰。

３、外事文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

４、凡出国（境）学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国（境）外各项活动中形成的材料交给外事部门整理、立卷后向学院综合档案室移交。

（二）整理组卷

１、根据外事文件材料的形成规律以及内容、价值、数量、密级和载体等实际情况，保持文件材料之间有机联系和便于查考利用的组卷原则，以内容为主，将每组外事文件材料进行整理，组成一个或数个案卷。

２、对来院、出国（境）和国际合作、国际会议的文件材料中，上级文件、请示报告、上级批复与国外来往信函等准备阶段的材料，按年度分类组卷，将国内和国（境）外活动期间形成的材料及派出回国后的综合性材料按活动性质，分类组卷，各阶段密不可分的材料按正件在前，附件在后；印件在前，原稿在后；批复在前，请示在后排列。

３、拆除卷内文件中的金属物，对破损的文件材料进行修补。

４、幅面大于卷或卷盒（袋）的文件材料要进行折叠。除与文字材料密不可分者外，其余声像载体的材料、礼品实物，应保持其原状，另行专柜保管，档号与文字材料一致。

５、以案卷形式保管的外事文件材料，按顺序编写页码，无论单面或双面只要有书写符号的文件材料，每面均为一页，每卷页号均从１开始，页号位置标在非装订线一侧的下角。

以每盒（袋）装形式保管的外事文件材料，以件为单位，在每件文件材料的右上角盖上有单位名称、档号、件号的戳记章，并逐项填写。

６、填写卷内目录。归档的案卷必须填写卷内目录。卷内目录可打印或用钢笔填写，字迹要工整、清晰，文面要整洁，不得涂改。每个案卷组成以后，都要填写备考表，写明本案卷文件材料的总页数，并对文件材料的完整、准确程度，损坏缺少情况加以说明，案卷内文件材料需要变更、修改时，由档案管理人员随时在备考表上注明。

７、外事管理部门要进行归档前的鉴定工作，按规定确立每个案卷内部文件的保管期限和密级，然后整理归档。经部门主管领导同档案室协商后确定。

（三）归档验收

１、由归档人员填写归档说明书，说明书放在案卷目录之前。

２、移交档案时交接双方必须当面检查验收，凡不符合要求者，档案部门应拒绝接收，要求限期补正。

３、移交时填写移交目录，移交目录一式二份，双方各执一份备查。

４、外事档案在次年６月底前归档。

四、外事档案的管理

（一）学院综合档案室负责对外事档案的接收、分类、整理、登记、编制检索工具和提供利用。

（二）根据外事档案的历史价值、科学价值和使用价值，将保管期限划分为永久、定期二种。

（三）外事档案保管期限和保密期限已满，须经学院档案鉴定小组鉴定，做出处理决定。

五、外事档案的开发利用

（一）编制检索工具，开展外事档案汇编和编辑参考资料，积极为利用者提供服务。

（二）借阅外事档案按《广州体育学院档案利用制度》办理借阅手续。对借阅的档案材料要对其安全、保密负责。