党群类
ＤＱ 党务综合
序号 | 类目名称 | 保管期限 |
１ | 上级党组织有关党的建设文件材料 | 30 年、 10 年 |
2 | 上级党组织调研、检查、巡视学院工作形成的文件材料 | 永久 |
3 | 学院党委发展规划、工作制度、会议制度、年度工作计划、报告、总结。 | 永久 |
4 | 党委发布的决定、办法、指示、批转、通报、通知、广体党发文（二份） | 永久、 30 年 |
5 | 学院党委会、党委扩大会议、党政联席会议、书记、院长碰头会、党委中心组的会议记录、会议纪要、会议决定等相关文件 | 永久 |
６ | 以党委名义召开的各种工作会议材料 | 永久、 30 年 |
7 | 党委大事记 | 永久 |
8 | 党委工作简报 | 30 年 |
9 | 党群系统启用和作废印章的文件和印模、作废印章 | 永久 |
１ 0 | 党群系统重要统计报表材料 | 永久 |
１ 1 | 党委保密、秘书工作文件 | 30 年、 10 年 |
１ 2 | 重要群众来信来访及处理材料 | 30 年 |
１ 3 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＤＱ 组织
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于党的组织工作文件 | 30 年、 10 年 |
2 | 干部培养、考察、使用及管理的规划、制度等文件材料 | 永久 |
3 | 组织工作计划、总结、决定、报告、请示与批复、情况汇报、统计表、调查材料 | 永久 |
4 | 学院组织机构设置、变动的报告、决定、批复和通知 | 永久 |
5 | 科级以上干部任免、调动和离退休报告、决定、批复、 通知等（包括上级批准的，要附任免呈报表） | 永久 |
６ | 科级以上干部名册、副高职称以上教师名册 | 永久 |
７ | 党员名册、党员年报表 | 永久 |
8 | 对党员干部的管理、考核、选拔、培训、考察活动形成的材料 | 30 年 |
9 | 对党员干部进行党性、党风、党纪教育形成的文件 | 30 年、 10 年 |
10 | 对党员干部奖惩的材料 | 永久、 30 年 |
11 | 党费收缴和管理工作中形成的文件材料 | 30 年 |
12 | 发展新党员、预备党员转正的名册 | 30 年 |
13 | 入党发展对象的选拔、培训、考察、吸纳新党员、预备党员转正或取销资格、党员退党等形成的文件材料 | 30 年 |
14 | 党校工作计划、总结、党课安排等材料 | 30 年 |
15 | 党总支、支部改选报告、审批与批复材料 | 30 年 |
16 | 学院基层党总支、支部党建工作文件及建设情况材料 | 30 年、 10 年 |
17 | 党总支、支部的工作计划、总结、报告、请示、批复、会议记录和统计表 | 30 年、 10 年 |
18 | 学院党代会文件材料： | |
(1) 请示、报告、大会计划、通知、工作报告、议程、决议、总结、会议记录、领导讲话、发言稿、照片、录音、录像；主席团、秘书长和代表、列席代表名单、候选人登记表和情况介绍；大会选举办法，选举结果和上级批复。 | 永久 | |
(2) 提案及办理情况，会议简报、小组会议记录等 | 30 年 | |
(3) 参考文件、工作人员名单、工作证、代表证、列席代表证等式样 | 10 年 | |
ＤＱ 统战
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于统战工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 学院统战工作计划、总结、决定、报告、通知、请示及批复 | 永久 |
３ | 统战工作情况调查、典型材料、统计报表 | 永久、 30 年 |
４ | 学院各级人大代表、政协委员名单及审批材料 | 永久 |
５ | 各民主党派成员和负责人名册 | 永久 |
６ | 各民主党派开展工作和活动形成的有关材料 | 30 年、 10 年 |
7 | 统战工作会议记录、大事记 | 30 年、 10 年 |
8 | 港、澳、台和侨务工作材料 | 30 年、 10 年 |
9 | 校友会、海外联谊会文件材料 | 30 年、 10 年 |
10 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＤＱ 纪检、监察
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于纪检、监察工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 纪检、监察工作发展规划、规章制度 | 永久、 30 年 |
３ | 纪检、监察工作计划、总结、报告、请示、批复、统计报表等文件材料 | 30 年 |
４ | 纪检、监察工作和活动中形成的文件和会议纪录 | 30 年 |
５ | 在纪检、监察中形成的综合性报告、调查材料、受理重大案件所形成的文件材料及违纪处分、处理、复查、撤销处分材料 | 永久、 30 年 |
６ | 对党员、干部进行廉政教育、预防渎职、失职事件发生所形成的会议文件材料、规章制度 | 30 年、 10 年 |
７ | 政务公开实施方案、监督材料、评议考核工作制度、标准考核过程形成的材料 | 30 年、 10 年 |
８ | 群众来信、来访及处理意见 | 30 年 |
9 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＤＱ 宣传教育
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于宣传工作的文件 | 30 年、 10 年 |
2 | 学院宣传工作规划、规章制度 | 永久、 30 年 |
3 | 宣传工作计划、总结、决定、报告、通知、请示及批复 | 30 年 |
4 | 开展各项宣传工作中形成的文件和会议纪要 | 30 年 |
5 | 反映和宣传学院党政工作及教学、科研、竞赛等重大活动的报道、照片、图片、展览；对外宣传报道（报刊或电台的稿件）以及媒体对学院的宣传报道材料 | 30 年 |
6 | 政治思想工作动态及调查材料、《校报》、《思想动态》刊物 | 30 年 |
7 | 重大的政治理论学习、重要纪念活动、政治活动等计划、总结，重要情况汇报等材料 | 30 年 |
8 | 中心组学习计划、安排、记录等材料 | 30 年、 10 年 |
9 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＤＱ 学生思想工作
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关学生思想政治工作的文件 | 30 年、 10 年 |
学生思想政治工作发展规划、计划、总结、报告 | 30 年 | |
２ | 有关学生思想政治工作的制度、条例、决定、通知、汇报材料 | 永久、 30 年 |
３ | 学生思想政治工作典型事迹、调查材料和统计报表 | 30 年、 10 年 |
４ | 学生党建及思想政治工作中形成的有关文件材料 | 30 年、 10 年 |
５ | 《学生工作简报》 | 永久、 30 年 |
６ | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＤＱ 工会
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于工会工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 工会工作计划、总结、决定、报告、通知、请示、批复及统计报表 | 30 年 |
３ | 工会会员代表大会和教职工代表大会形成的文件材料包括会议记录、决定、学院和上级领导在大会上的讲话稿等全套大会文件材料 | 30 年 |
４ | 表彰先进集体、个人材料 | 30 年 |
５ | 工会会员名册和工会干部名册 | 永久或 30 年 |
６ | 工会委员会召开会议的记录、会议纪要 | 30 年 |
７ | 工会会费收缴、使用、管理工作的材料 | 30 年 |
８ | 维护教职工合法权益和民主权利及组织开展教职工活动过程中形成的文件材料、图片 | 30 年、 10 年 |
９ | 教工之家情况汇报、总结、验收形成的文件材料 | 30 年 |
１０ | 妇女工作计划总结、请示、汇报及在保障、维护妇女合法权益方面形成的文件材料 | 30 年 |
１１ | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＤＱ 团委
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于团的工作文件 | 30 年、 10 年 |
2 | 团委工作发展规划、规章制度、团工作计划、总结、请示、报告、决定、通知、通报、年度报表等 | 永久、 30 年 |
3 | 团代会、学代会会议文件材料（会议的请示、报告、批复、会议通知、人员名单、工作报告、大会通过的文件、选举结果、决定、领导发言稿等） | 30 年 |
4 | 团支部、团员的奖惩材料 | 30 年 |
5 | 团员名册、团干部名单，批准入团、离团人员名单及材料 | 永久、 30 年 |
6 | 团委工作会议记录、纪要、决议等 | 30 年 |
7 | 学生会会议记录、纪要、决议及有关文件材料 | 30 年 |
8 | 参加上级团代会、学代会代表名单、登记表和发言稿 | 30 年 |
9 | 团委会、学生会组织和承办的院内、外各种活动和比赛材料 | 30 年 |
10 | 团委会、学生会组织参加院外的各种活动和比赛材料 | 30 年 |
11 | 学生各种学会、社团活动有关材料 | 30 年、 10 年 |
12 | 勤工俭学、社会实践有关材料 | 30 年、 10 年 |
13 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
行政类
ＸＺ 行政综合
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关高校行政管理的综合性文件，需要贯彻执行的 普发性文件和针对学院的上级来文、指示、批示、批复。 | 永久、 30 年 |
２ | 学院发展规划、工作规章制度 | 永久 |
3 | 学院向上级的请示、报告及其批复 | 永久 |
4 | 上级领导来院检查、视察调研时的讲话稿、录像、图片等 | 永久、 30 年 |
5 | 学院历史沿革、概况，学院体制改革、隶属关系，学院年鉴、大事记、机构的设置、调整合并、撤销、更改名称、搬迁等文件材料。 | 永久 |
6 | 学院年度、学年度工作计划、总结、报告、决定、通知 | 30 年 |
7 | 院长办公会、党政联席会议记录、情况通报、会议纪要 | 30 年 |
8 | 广体发文、广体办发文（二份） | 永久 |
9 | 年度基层报表及综合统计报表 | 永久 |
10 | 启用和作废印章的文件及印模、作废印章 | 永久 |
11 | 学院与国内、外有关单位签订的各类协议、合同、科研和教学协作等材料 | 永久、 30 年 |
12 | 全院性的工作会议、战略研讨会、座谈会、庆祝会文件材料 | 30 年、 10 年 |
13 | 学院领导出席重要会议和重大活动的讲话稿 | 永久、 30 年 |
14 | 学院承办大型的国际、国内会议、举办重要庆典、重大活动等过程中形成的请示、批复、方案、议程、名单、邀请函、嘉宾签名册、贺辞、贺信（电）、题词、讲话稿、新闻通稿等 | 永久、 30 年 |
15 | 学院各部门的请示、批复，部门年度工作计划、总结 | 30 年 |
16 | 广体校友会工作材料 | |
(1) 校友会刊物、重要的照片 | 30 年 | |
(2) 校友名册和登记表、历届校友会领导成员名单 | 30 年 | |
(3) 广体校友活动形成的文件材料 | 30 年、 10 年 | |
17 | 校庆工作材料 | |
(1) 校庆活动计划，各级领导和知名人士的签到册，题词、贺信、贺电 | 永久 | |
(2) 海外友好人士及院校赠送的礼品 | 永久 | |
(3) 重要人物的讲话稿、活动照片 | 永久 | |
(4) 校庆一般文件材料 | 30 年、 10 年 | |
18 | 重要的群众来信、来访文件材料 | 30 年 |
19 | 学院工作简报、信息、动态等 | 永久、 30 年 |
20 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ人事
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级机关有关人事工作的文件 | 永久、 30 年 |
２ | 学院人事工作发展规划、机构编制规划、报告及上级批复 | 永久 |
３ | 人事工作计划、总结、请示、报告、批复、人事管理规章制度及人事工作中形成的有关材料及广体人发文等材料 | 30 年 |
４ | 学院内部机构设置、调整、合并、撤销的批文、通知等有关文件材料，学院机构设置框架图 | 永久 |
５ | 学院人事变动有关文件材料（包括上级针对学院的人事变动文件） | 永久 |
６ | 人事处权限内的干部任免文件及任免名单 | 永久 |
７ | 人事统计报表及各种综合统计报表 | 永久 |
８ | 全院教职工、合同工、临时工名单、名册、登记表 | 永久 |
９ | 劳动合同、协议书 | 30 年 |
１０ | 教职工的处分处理决定、请示报告及批复、通报以及处分的复查、撤销处分决定； | 30 年 |
12 | 先进集体和先进个人的名单、事迹及评选、表彰的有关文件 | 30 年 |
13 | 教职工调动（调进、调出及内部调动）、离职、退职的报告（包括本人的申请报告）、请示及批复、调动转移关系的介绍信存根、调动的来往信函以及协议书等有关材料 | 永久、 30 年 |
14 | 教职工援外和支援边远地区及下基层锻炼名单、名册及有关文件材料 | 30 年 |
15 | 教职工年度考核文件、考核结果及审批材料 | 30 年 |
16 | 人事档案管理工作的有关文件，人事工作调查材料、会议记录 | 30 年 |
17 | 教职工转正、定级、工资待遇、工资调整、校内分配等福利待遇工作计划、方案、总结、请示及批复、名单、统计报表等有关材料 | 永久、 30 年 |
18 | 教职工逝世讣告、悼词、抚恤、善后工作及死亡情况登记表等有关材料，已故人员档案 | 永久、 30 年 |
19 | 师资培养、管理、人才引进工作规划、计划、方案、总结、请示、报告、批复、各类统计表等文件 | 30 年 |
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
20 | 各类教师调查表、登记表，享受特殊津贴人员名单及材料 | 30 年 |
21 | 教职工职称评定、聘任专业技术职称材料及上级批复（按类立卷、要求附审批表） | 永久 |
22 | 学院各类技术职称人员名册，教研室正、副主任名册 | 30 年 |
23 | 教师进修计划、安排、总结、进修教师名册、登记表 | 30 年 |
24 | 教师工作量的规定及执行情况 | 30 年 |
25 | 教师业务考核材料 | 30 年 |
26 | 聘请兼职教师、名誉教授的名册及有关材料 | 30 年 |
27 | 教师兼任校外社会职务和学位、学术职务名单、登记表 | 30 年、 10 年 |
28 | 上级有关计划生育工作文件 | 30 年、 10 年 |
29 | 计划生育工作计划、总结、基本信息登记表、独生子女人员名册、计划生育年度工作报表、达标情况及工作中形成的有关文件材料 | 30 年 |
30 | 上级关于离、退休工作的文件 | 30 年、 10 年 |
31 | 离、退休工作计划、总结、请示、报告、批复及各类统计表 | 30 年 |
32 | 离、退休人员名册 | 30 年 |
33 | 组织离、退休人员开展各种活动的材料、照片。 | 30 年、 10 年 |
34 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 资源开发
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关资料开发利用工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 学院资料开发利用的规划和实施方案、 | 永久 |
３ | 资料开发利用工作规章制度、年度工作计划、总结、报告、重要情况汇报、请示及批复 | 30 年 |
４ | 对外合作开发项目、场馆、房舍、商铺租赁合同、协议等有关文件材料 | 永久、 30 年 |
5 | 学院各项经营管理情况及有关材料 | 30 年 |
6 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 审计
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关审计工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 学院审计工作方面的规章制度 | 30 年 |
３ | 学院审计工作计划、总结、请示、报告、批复、审计报表 | 30 年 |
４ | 上级审计部门来院检查和审计工作情况 | 30 年 |
５ | 基建工程项目、设计、监理、物资设备采购、财务、违纪事件等专项审计（包括）、离任审计工作中形成的情况汇报、审计报告、审计意见书及处理决定等文件材料 | 永久、 30 年 |
６ | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 武装、保卫
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关武装、保卫工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 学院武装、保卫工作计划、总结、请示、报告、批复、调查材料、统计报表 | 30 年 |
３ | 学院武装、保卫工作方面的规章制度 | 30 年 |
４ | 师生员工案件的侦察、调查、复查、处理及结论等材料、以及上级批复、批文 | 30 年 |
５ | 校园治安综合治理及安全消防工作材料 | 30 年、 10 年 |
６ | 军事训练与教育、拥军优属工作有关的文件材料 | 30 年、 10 年 |
7 | 户籍管理、办理边防证和出国出境工作中形成的文件 | |
8 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 图书
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关图书工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 图书馆概况、发展规划、馆藏情况、年度统计报表 | 永久 |
３ | 图书馆工作规章制度 | 30 年 |
４ | 图书馆工作计划、总结、请示、报告、批复及在工作中形成的有关材料 | 30 年 |
５ | 中外文图书、报刊采购计划、采购合同 | 30 年、 10 年 |
６ | 图书借阅利用情况、对外交流的有关材料 | 永久 |
7 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 总务
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关后勤工作的文件 | 30 年、 10 年 |
2 | 总务工作计划、总结、请示、报告、批复、通知及在工作中形成的各种文件材料 | 30 年 |
3 | 总务处及各科室管理规章制度 | 30 年 |
4 | 与有关部门和人员签定的各种协议、合同书 | 永久、 30 年 |
5 | 院内水电设施、管线配置图表、供水供电情况、年度统计报表等文件材料 | 永久、 30 年 |
6 | 水电管理条例、办法、水电使用情况、用水用电统计报表 | 30 年 |
7 | 学院现有房产情况、公用房屋管理、调配使用或变更情况等文件材料 | 永久、 30 年 |
8 | 学院办公楼、教学楼、科研楼、教工宿舍安排及使用情况一览表 | 永久、 30 年 |
9 | 学生宿舍管理有关文件、管理规定、工作计划、总结、情况汇报、学生宿舍安排使用情况一览表 | 30 年、 10 年 |
10 | 爱国卫生工作文件及有关工作情况 | 30 年、 10 年 |
11 | 上级部门有关医疗卫生管理的文件材料 | 30 年、 10 年 |
12 | 学院医疗管理规定、医疗保健工作计划、总结、请示、报告、通知、医疗经费使用情况、年度报表等文件 | 30 年 |
13 | 师生健康状况调查材料及统计表 | 30 年、 10 年 |
14 | 园林绿化卫生监督管理工作的有关材料 | 30 年、 10 年 |
15 | 学生饭堂监督管理工作的有关材料 | 30 年、 10 年 |
16 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 档案
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关档案工作的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 档案室概况、发展规划、档案指南、全宗介绍 | 永久 |
３ | 档案工作计划、总结、报告、重要情况汇报、请示及批复、年度报表 | 30 年 |
４ | 档案室工作规范、制度 | 30 年 |
５ | 档案室考核评估、升级达标材料 | 30 年 |
６ | 学院各部门分管档案领导及兼职档案员名单 | 30 年 |
档案库藏情况、档案开发利用服务情况及统计表 | 30 年 | |
7 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
ＸＺ 现代教育中心
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关网络、电化教育的文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 学院校园网建设、网络发展的总体规划和实施方案 | 永久 |
３ | 工作规章制度、年度计划、总结、报告、重要情况汇报、请示及批复 | 30 年 |
4 | 校园网络建设、维护等有关的合同、协议 | 永久、 30 年 |
5 | 网络工程安装完工报告、网络布线图、测试报告以及网络配置、维护、应用开发等有关材料 | 永久、 30 年 |
6 | 重要的网络的设备、系统软件、关键技术、数据等文件资料 | 永久、 30 年 |
7 | 电化教育规划、建设，教学资源库建设和管理等材料 | 30 年 |
8 | 音像资料的管理及音像藏品目录 | 永久、 30 年 |
9 | 贵重仪器设备使用及维护等有关材料 | 30 年 |
10 | 学院各种重要的大型会议、活动、比赛的摄影图片、录像等声像材料。 | 永久、 30 年 |
11 | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
教学类
JX11 综合
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
（一） | 上级下达的有关教学工作的文件材料 | |
1 | 上级主管机关关于教育工作培训目标，培养规格、学制等方面的指示、规定、办法、通知、通报、条例、批转、批复和召开专业会议文件 | 长期 |
(1) 针对学院的 | 永久 | |
(2) 属普发的而学院须执行的；学院有查考利用价值的 | 长期 | |
2 | 国家教委、省高教厅下达的教育事业计划（长远规划、年度计划和控制数字）针对本院的 | 永久 |
3 | 上级主管机关或有关部门对学院、系教学的视察、检查、调查所形成的文件 | |
(1) 重要的 | 长期 | |
(2) 一般的 | 短期 | |
4 | 上级主管机关在学院召开的教学现场会议形成的文件 | |
(1) 上级主管机关和学院领导人在会议上的重要讲话材料及照片、录音带或录像带 | 永久 | |
(2) 会议的报告、总结、决议等文件 | 长期或永久 | |
(3) 会议简报、参考资料 | 短期 | |
( 二 ) | 学院文件 | |
１ | 学院召开的教学工作会议文件及有关资料 | |
(1) 会议的主要报告、决议、总结、领导人 ( 含上级 ) 讲话、纪要、重要的录音带、照片等 | 永久 | |
(2) 会议典型材料、发言稿、简报 | 长期 | |
２ | 学院向上级机关报送的有关教育工作报告、请示与批复文件 | |
(1) 重大问题的及有历史意义的 | 永久 | |
(2) 一般业务问题的 | 短期 | |
３ | 学院编制的教育事业计划、发展规划 | |
(1) 年度的和长远的 | 永久 | |
(2) 季度的 | 长期或短期 |
,
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
４ | 学院颁发的关于教学工作计划、方案、决定、指示、批示、规章制度、通报、布告、总结等文件材料 | |
(1) 重要的 | 永久或长期 | |
(2) 一般的 | 短期 | |
5 | 学院教学改革方案、总结 | 永久或长期 |
6 | 教务处工作职责、岗位责任制、机构沿革、大事记等材料 | 永久 |
7 | 学院培养目标和教育体制及学制变更，教学人员编制 | 永久 |
8 | 有关教学问题的调查研究形成的文件材料 | |
(1) 重要的、典型的、系统的 | 永久或长期 | |
(2) 一般的 | 短期 | |
9 | 有关教学工作、各类学生人数的各种统计报表、统计资料 | |
(1) 年度和年度以上的、典型的 | 永久 | |
(2) 季度的 | 永久或长期 | |
10 | 学院举办的非学历教育培训班、证书班、进修班、函授班等的协议书、合同、情况汇报、总结等文件材料 | 永久或长期 |
11 | 历届各类学生学生证、校徽和毕业证书、学位证书、结业证书的制发及样本 | 永久或长期 |
12 | 学院加具意见转发上级和本院各系部关于教学的文件 | 长期 |
13 | 教学检查、评估和评选、表彰优秀教学奖、优秀班主任奖，先进个人事迹、名册等 | 永久或长期 |
14 | 在报刊和电视、广播电台上发表的反映学院教学工作活动的校外宣传稿件、剪报、照片、录音带、录像带等材料 | 永久或长期 |
15 | 学院各系部报送学院有关教学工作报告、总结等文件材料 | |
(1) 重要的 | 长期 | |
(2) 一般的 | 短期 | |
16 | 教学工作文件汇编、高教研究、教学成果、各类教学获奖 | 永久或长期 |
17 | 《教学简报》 | 永久或长期 |
18 | 教务处及各院（系、部）教学工作会议的记录，工作计划、工作总结等 | 长期 |
JX12 学科与实验室建设
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上级有关学科专业设置、实验室建设的文件材料 | 长期 |
2 | 学科、专业设置、实验室建设的论证、评估、申报、审批文件材料 | 永久 |
3 | 重点学科、专业、实验室建设材料（专业建设包括人才培养方案、历年招生、毕业人数和历史沿革、经费，科研成果统计） | 永久 |
４ | 学科、专业、实验室建设计划、情况汇报总结、简报材料 | 长期 |
５ | 学科、专业、实验室建设课程评估申报、审批材料 | 长期 |
JX13 招生
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关招生的文件材料（计划、方案、招生、专业目录等） | 永久或长期 |
２ | 学院招生计划、规定、生源计划与招生专业、招生简章、专业介绍、请示与批复文件等 | 永久 |
３ | 学院每年招生录取标准分数线 | 长期或短期 |
４ | 委托代培合同、自筹经费研究生协议书 | 永久 |
５ | 研究生入学试题、 | 长期 |
６ | 招生工作总结、统计报表 | 永久 |
７ | 招生的监察工作材料 | 长期或短期 |
JX14 全日制和继续教育学籍、学位
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
11 全日制本专科和继续教育的学籍管理工作综合材料 | ||
１ | 有关学籍管理的规章制度、学生手册 | 永久 |
２ | 各类学生新生注册表、学生名册 | 永久 |
３ | 学生学籍表变动情况：休学、转学、退学、复学、升级、留级、插班、保留入学资格等材料 | 长期或短期 |
５ | 学生奖励材料（奖学金、优秀学生、先进班班级） | 永久 |
６ | 各类奖学金获奖者名单及有关评审材料 | 长期 |
７ | 学生的处分处理决定、请示与批复，以及处分的复查、甄别、撤销处分等材料 | 永久或长期 |
12 全日制本、专科录取、学籍、成绩表及学位材料 | ||
1 | 学生学籍表、成绩表（包括高水平运动员学籍、文化学习成绩） | 永久 |
2 | 学生新生录取名册及批复、招收新生成绩表 | 永久 |
3 | 学生学位授予、审批材料、学士学位名册 | 永久 |
13 继续教育本、专录取、学籍、成绩表及学位材料 | ||
1 | 学生学籍表、成绩表 | 永久 |
2 | 学生新生录取名册及批复、招收新生成绩表 | 永久 |
3 | 学生学位授予、审批材料 | 永久 |
JX15 课堂教学与教学实践
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
11 教学与实践 | ||
１ | 各专业教学计划、方案、教学大纲、实习计划 | 永久 |
２ | 课程安排表、校历表、教学进度表（教研） | 长期 |
３ | 典型教案、重要备课记录、教学定位表 | 长期 |
４ | 教学实习总结及有关材料、实习基地建设情况材料 | 长期或短期 |
5 | 学生优秀毕业论文 | 长期或永久 |
12 各专业课程（考试科目）试题 | ||
1 | 各科试题 | 长期 |
JX16 研究生学籍、学位管理
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关学位工作文件材料 | 长期 |
2 | 研究生入学录取名单、学历证书电子注册人数汇总表 | 永久 |
3 | 研究生学籍材料 | 永久 |
4 | 研究生学位论文、评阅书、 | 永久 |
5 | 研究生论文答辩记录、决议书 | 永久 |
6 | 学位委员会授予研究生硕士学位决定、硕士学位名册。 | 永久 |
7 | 学位论文评审书 | 永久 |
8 | 学院学位评审条例、办法、计划、总结 | 永久或长期 |
JX17 毕业生
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
２ | 各类毕业生就业方案、请示与批复、情况汇报、总结情况统计等文件 | 长期 |
３ | 各类学生毕业生名册 | 长期 |
４ | 毕业生就业名册 | 短期或长期 |
５ | 毕业生就业协议书 | 永久 |
６ | 发放毕业证书、学位证书签收登记簿册 | 永久 |
７ | 毕业生就业工作总结、统计报表 | 长期 |
８ | 毕业生质量跟踪调查和信息反馈材料 | 长期 |
９ | 毕业生相片（集体留影） | 永久 |
JX18 教材
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 自编教材、讲义、教学指导书、实习指导书 | 长期 |
２ | 各系、部各专业使用教材目录 | 长期 |
3 | 多媒体课件 | 长期 |
JX19 各系部教学类档案
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 教学管理工作中形成的文件材料 | 长期 |
2 | 社会实践 | |
(1) 上级有关社会实践工作的文件材料 | 长期 | |
(2) 学院社会实践工作方面规章制度 | 长期 | |
(3) 学生参加各种社会实践活动的材料 | 长期 | |
3 | 各系报送学院有关教学工作报告、计划、总结等文件材料 | 长期 |
4 | 各系关于教学工作的请示、报告及学校的批复、意见 | 长期 |
5 | 各系教学工作的规章制度，教学工作会议记录、纪要 | 长期 |
JX21 教学训练、竞技比赛
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 上报学院领导各类竞赛训练文件及领导批示材料 | 长期 |
2 | 部门工作制度、计划、总结、规则等材料 | 长期 |
3 | 上级及学院各类竞赛训练规定、制度等材料 | 长期 |
4 | 参加国内、外重要赛事活动及获奖情况等有关材料 | 永久 |
5 | 各类训练、竞赛会议材料 | 长期 |
6 | 各类竞赛通知、集训计划、秩序册、成绩册及比赛总结 | 永久 |
7 | 各代表队日常训练计划、学期或学年训练总结 | 长期 |
8 | 高水平运动员学籍、文化学习成绩等档案材料 | 永久 |
9 | 竞赛训练宣传（教学训练简讯） | 永久 |
10 | 组织全院性大型竞赛活动情况及获奖名册等有关材料 | 长期 |
JX22 教学评估材料
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
11 研究生教学评估材料 | ||
1 | 评估过程中所形成的材料 | 永久 |
12 本科教学评估材料 | ||
1 | 评估过程中所形成的的材料（按迎评的各指标归） | 永久 |
13 继续教育教学评估 | ||
1 | 评估过程中所形成的的材料 | 永久 |
科研类
KY11 综合
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 年度统计报表 | 永久 |
２ | 科研行政管理文件材料 | 长期 |
３ | 科研计划管理文件材料 | 长期 |
４ | 科研成果管理文件材料 | 长期 |
５ | 科研经费管理文件材料 | 长期 |
６ | 申报科学基金及有关批复 | 长期 |
7 | 其他有保存价值的文件材料 | 长期 |
KY12 科研成果 、 学术交流
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 科研论文、专著、译文、教材、专利及获奖证书 | 永久 |
２ | 学院承办各种科研会议所形成的材料 | 永久或长期 |
３ | 学院组团参加各种重要科研会议形成的材料 | 永久或长期 |
４ | 学院教师参加国家一级学会举办的综合性会议材料 | 长期 |
KY13 教师个人论著
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院教师参加省级以上科研课题研究的论文、专著 | 长期 |
２ | 学院教师被国家级刊物或教材录用的论文、译文、教材 | 长期 |
３ | 学院教师参加国家级论文报告会录用并获奖的论文和获奖证书 | 长期 |
KY14 科研课题
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 任务书、合同、协议书、课题人员名单、研究课题简介 | 永久或长期 |
２ | 课题研究计划、设计 | 长期 |
３ | 计划执行情况、计划调整或撤销报告 | 短期 |
４ | 课题投资和预决算材料 | 短期 |
５ | 实验、测试、观测、调查、考察的各种原始记录（含关键配方、工艺流程及综合分析材料） | 永久或长期 |
６ | 数据处理材料，包括计算机处理材料（如程序设计说明、框图、计算结果）。 | 永久或长期 |
７ | 设计的文字说明和图纸（底图、蓝图、机械设计图、电子线路图等） | 永久或长期 |
８ | 配套的照片、底片、录音带、录像带、幻灯片、影片拷贝等 | 永久或长期 |
9 | 样品、标本等实物的目录 | 永久或长期 |
10 | 研究工作阶段小结、年度报告 | 长期 |
１ 1 | 研究报告、研制报告 | 永久或长期 |
1 ２ | 论文专著 | 永久或长期 |
1 ３ | 专家评审意见 | 永久或长期 |
1 ４ | 鉴定证书 | 永久或长期 |
1 ５ | 鉴定会材料（鉴定会代表名单、会议记录，鉴定意见及有关照片 | 永久或长期 |
16 | 推广应用意见 | 长期 |
１ 7 | 课题工作总结 | 长期 |
18 | 科研成果登记表 | 永久或长期 |
19 | 科研成果报告表 | 永久或长期 |
20 | 科研成果奖励申报与审批材料 | 永久或长期 |
21 | 科研成果获奖材料（奖状、奖章、证书）原件或影印件 | 永久或长期 |
22 | 专利申请书或证书原件或影印件 | 永久或长期 |
23 | 转让合同、协议书 | 永久或长期 |
24 | 推广应用方案及实施情况 | 短期 |
25 | 对外学术材料 | 短期 |
26 | 成果被引用或投产后反馈意见 | 短期 |
研究课题简介
（一式二份）
科学技术档案审查表
归档单位 | 课 题 负责人 | 档案整 理人 | ||||
项目名称 | 成果 名称 | 密级 | ||||
保管期限 | ||||||
进行时间 | 自 年 月 日 自 年 月 日 | 归档时间 | ||||
工作情况简要说明 | ||||||
归档内容 | 计划任务书、实施方案、调查材料、执行情况、阶段小结、总结、论文、照片、底片、图表、论文底稿、上级指示、合同、协议书、鉴定书推广情况等。 | |||||
审 查 意 见 | １、档案材料是否准确、系统、完整、保持有机联系。 ２、标题是否确切，是否符合整理归档要求。 ３、其他。 | |||||
教研室主任： | ||||||
系主任： | ||||||
交接 手续 | 归档人： 接收人： | |||||
备注 | ||||||
出版类
CB
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关编辑出版工作的文件 | 长期或短期 |
２ * | 学院编辑出版工作规划、计划、报告、总结、简报和重要会议记录、统计报表 | 永久 |
３ | 学院编辑出版工作规章制度 | 永久或长期 |
４ * | 学院有关期刊、报纸的创刊、停办、复办、发行等的请示与批复 | 永久 |
５ | 获奖或受查处情况的文件材料 | 长期 |
６ | 编辑出版部门事务管理形成的文件材料 | 短期 |
7 | 出版请示与批复 | 长期或永久 |
8 | 原稿（含照片、手迹原件、电子版）或复制件（退还作者后应有原稿签收单） | 永久或长期 |
9* | 各级审稿单 | 长期 |
10 | 封面设计图样、选用的插图、照片 | 短期或长期 |
11* | 出版通知单 | 永久 |
12 | 出版发行记录，发稿后的变动情况，稿酬、版税通知单 | 长期 |
13 | 刊物出版正本 | 永久或长期 |
以上主要对书稿、音像出版物而言。报纸、刊物由各校酌减。打 * 号的不是年年有
基建类
JJ11 综合
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关基建工作的文件 | 长期 |
２ | 基建工作规章制度 | 长期 |
３ | 基建工作计划、总结、简报 | 长期 |
４ | 基建工作总体规划文件、工艺文件 | 永久 |
５ | 基建工作年度（季度）总结、统计报表 | 永久 |
６ | 全院性总体规划、设计总平面图 | 永久 |
７ | 水、电、气管道分布图 | 永久 |
８ | 地质勘探、地形测量材料 | 永久 |
９ | 其他有保存价值的文件材料 | 长期 |
10 | 建设用地规划许可证、红线图及土地使用权有偿转让协议书、权属归属问题的材料 | 永久 |
JJ12 、 13 、 14 建筑工程
( 一 ) 建设依据文件 | ||
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 项目建议书 （立项申请报告） 及批复 | 永久 |
２ | 可行性研究报告 （项目申请报告）及批复 | 永久 |
３ | 项目评估 | 永久 |
４ | 环境预测、调查报告、 环境影响报告书和批复 | 永久 |
５ | 设计任务书、计划任务书、 报批文件 | 永久 |
( 二 ) 设计基础 | ||
１ | 工程地质、水文地质、勘察设计、勘察报告、地质图、勘察记录、化验试验报告、重要土、岩样及说明 | 永久 |
２ | 地形、地貌 、 控制点 、 建筑物及重要设备及安装测量定位、观察记录 | 永久 |
３ | 水文、气象、地震等其它设计基础材料 | 永久 |
( 三 ) 设计文件 | ||
1 | 总体规划设计 | 永久 |
2 | 方案设计 | 永久 |
3 | 初步设计 及报批文件 | 永久 |
4 | 技术设计 | 永久 |
5 | 施工图设计 | 短期、 长期 |
6 | 技术秘密材料、专利文件 | 永久 |
7 | 工程 设计计算书 | 长期 |
8 | 关键技术 试 验 | 永久 |
9 | 设计评价、鉴定及审批 | 长期 |
( 四 ) 工程管理文件 | ||
１ | 征用土地批准文件及红线图、拆迁、补偿协议书 （建设用地批准书、国有土地使用证及附图、拆迁补偿协议书、建设用地规划许可证及附图） | 永久 |
２ | 承包合同、协议书、招 投 标 文件 、租赁文件 | 永久 |
投资、概算、预算、进度、合同变更、差价管理文件 | ||
３ | 建设工程规划许可证、建设工程报建审批书、建设工程许可证、工程质量安全监督登记表 | 永久 |
４ | 有关行政主管部门（人防、环保、消防、卫生、文物等）批准文件 | 永久 |
５ | 水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件 | 永久 |
( 五 ) 施工 文件 | ||
１ | 土建施工文件 | |
（ 1 ）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 | 长期 | |
（ 2 ）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工技术措施、施工安全措施、施工工艺 | 长期 | |
（ 3 ）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 长期 | |
（ 4 ）建筑材料 试 验报告 | 长期 | |
（ 5 ）设计变更、工程更改洽商单、材料代用核定审批 | 永久 | |
（ 6 ）土建施工定位测量、地质勘察 | 永久 | |
（ 7 ）土、岩试验报告、基础处理、基础工程施工图 | 永久 | |
（ 8 ）施工记录、日记、大事记 | 短期 | |
（ 9 ）隐蔽工程验收记录 | 永久 | |
1 | （ 10 ）工程记录及测试、沉陷、位移、变形观测记录、事故处理报告 | 永久 |
（ 11 ）分项、分单工程质量检查、评定 | 长期 | |
（ 12 ）交工验收记录证明 | 长期 | |
（ 13 ）施工总结、技术总结 | 永久 | |
２ | 设备及管线安装施工文件 | |
（ 1 ）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审纪要 | 短期、 长期 | |
（ 2 ）施工组织设计、施工方案、施工计划、施工措施 | 长期 | |
（ 3 ）原材料及构件出厂证明、质量鉴定 | 长期 | |
（ 4 ） 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 | |
（ 5 ） 焊接试验记录、报告、施工检验、探伤记录 | 长期 | |
（ 6 ） 隐蔽工程检查验收记录 | 长期 | |
（ 7 ） 强度、密闭性试验报告 | 长期 | |
（ 8 ） 设备调试记录 | 短期 | |
（ 9 ） 施工安装记录、安装质量检查、评定、事故处理报告 | 长期 | |
（ 10 ） 系统调试、试验记录 | 长期 | |
（ 11 ） 管线清洗、通水、消毒记录 | 短期 | |
（ 12 ） 管线标高位置、坡度测量记录 | 长期 | |
（ 13 ） 中间交工验收记录证明、工程质量评定 | 长期 | |
３ | 施工执照 （电气、仪表安装施工文件） | |
（ 1 ）开工报告、工程技术要求、技术交底、图纸会审 | 短期、 长期 | |
（ 2 ）施工设计、施工方案施工计划、技术措施 | 长期 | |
（ 3 ）原材料及构件出厂证明、质量鉴定、复验单 | 长期 | |
（ 4 ） 设计变更、工程更改洽商单、材料、零部件、设备代用审批 | 长期 | |
（ 5 ） 调试、敕定记录 | 长期 | |
（ 6 ）性能测验校核 | 长期 | |
（ 7 ）施工安装记录、质量检查评定、事故处理报告 | 长期 | |
（ 8 ）操作、联动试验 | 短期 | |
（ 9 ）电气装置交接记录 | 短期 | |
（ 10 ）中间交工验收记录、工程质量评定 | 长期 | |
( 六 ) 施工监理文件 | ||
１ | 监理大纲、监理规划、细则及批复 | 长期 |
２ | 施工组织设计、施工方案、技术措施审核、施工进度、延长工期、索赔及付款报审 | 长期 |
3 | 监理通知、协调会议纪要、监理日志、监理月（季、年）报表、备忘录 | 长期 |
4 | 施工质量检查分析评估、质量事故、施工安全事故及处理意见 | 长期 |
5 | 合同变更材料、合同争议违约报告及处理意见 | 长期 |
6 | 工程监理竣工总结、质量评估报告、竣工结算审核意见书 | 长期 |
( 七 ) 竣工材料 | ||
１ | 项目竣工验收报告（土建、电梯、消防、燃气） | 永久 |
2 | 工程总结（设计、施工、监理） | 永久 |
3 | 全部竣工图 | 永久 |
4 | 项目质量评审材料 | 永久 |
5 | 工程现场声像材料 | 永久 |
6 | 工程设计文件、材料、决算报告 | 永久 |
7 | 环保、劳动安全卫生、消防、人防、规划、档案等验收审批文件 | 永久 |
8 | 竣工验收会议决议文件 | 永久 |
9 | 房屋建筑工程质量保修书 | 永久 |
( 八 ) 基建财务、器材管理 | ||
１ | 财务计划、年度计划 | 短期 |
２ | 工程概算、预算、决算 | 永久 |
３ | 交付使用的固定资产 | 永久 |
４ | 主要材料消耗、器材管理 | 短期 |
注：基建项目包括基建工程项目和维修工程项目两种。,
广州体育学院基建档案归档说明
建设项目名称 | 经费 来源 | 总投资 | ||||||||
建设项目 起止时间 | 建筑面积 | |||||||||
承建单位 | 协建单位 | |||||||||
承建单位负责人 | ||||||||||
建设项目结果或中止情况说明 | 基建部门 负责人签名： 时 间： | |||||||||
注：说明内容包括：建设项目由来、建设过程中遇到的问题及解决办法、建设项目质量等级、建设项目档案完整、齐全、准确程度。
仪器设备类
SB11 综合管理
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级有关仪器、设备的政策、业务管理工作文件 | 长期 |
２ | 学院仪器、设备管理的规章制度 | 长期 |
３ | 设备工作计划、报告、总结、调查材料、年度统计表 | 长期 |
４ | 学院仪器、设备购置计划、报告及经费分配方案 | 长期 |
５ | 学院仪器设备移交清册及设备仪器报废，调拨报告和批复 | 长期 |
６ | 学院有关仪器、设备业务工作的综合性统计材料 | 长期 |
７ | 其他有保存价值的文件材料 | 长期 |
SB12 仪器设备项目
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 申购报告、计划、论证报告 | 长期 |
２ | 上级或主管领导批复和准购批示 | 长期 |
３ | 仪器设备采购招投标文件、采购合同 | 长期 |
４ | 进口设备中有关的技术商务文件 | 长期 |
５ | 开箱记录及装箱单、仪器设备出厂质量合格证明 | 长期 |
６ | 安装、调试记录和双方签字移交文件、保修单 | 长期 |
７ | 验收报告及文件材料 | 长期 |
8 | 索赔来往函件及结果文件 | 长期 |
9 | 设备说明书及全套随机文件材料 | 与设备共存 |
10 | 使用、检修、故障事故记录（设备履历书） | 与设备共存 |
11 | 重大事故的调查分析及处理意见 | 与设备共存 |
12 | 技术改造和开发进程中形成的技术文件材料 | 与设备共存 |
外事类
WS 外事类
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
综合管理 | ||
１ | 上级关于外事工作的规定、指示、意见等文件 | 30 年、 10 年 |
２ | 学院外事工作计划、总结、简报、规章制度、统计报表、请示与批复，接待外宾登记表等材料 | 30 年 |
３ | 外事工作一般往来函件 | 10 年 |
４ | 外事大事记、年度统计报表（包括出国人员情况表） | 永久 |
５ | 其他有保存价值的文件材料 | 30 年、 10 年 |
出国（境） | ||
6 | 学院组团出国考察、访问及有关人员出国参加国际学术活动、纪念活动、讲学、进修、留学等工作计划、请示与批复、简报、总结材料 | 30 年、 10 年 |
7 | 关于出国讲学、进修、留学人员的业务审查（论文、论著、科研成果等情况调查）有关文件及选派对象登记表，专家推荐信和国外指导教师邀请信 | 30 年 |
8 | 出国参加国际学术会议、考察、访问、讲学、进修、科研、攻读学位人员有关材料（如申请报告、申请表、学院和上级主管机关审批材料、返院后的总结、汇报、照片等） | 30 年 |
9 | 向国外投寄的学术论文及审批材料 | 30 年 |
10 | 出国进修、留学取得学位及研究成果论文和各类证书（影印件） | 永久、 30 年 |
11 | 参加国际学术会议论文及获奖情况 | 永久、 30 年 |
12 | 参加国际比赛、竞赛获奖情况等有关材料 | 永久、 30 年 |
来 校 | ||
13 | 邀请、聘请外籍人士来校的计划、批复和来往函件 | 30 年 |
14 | 外国党政官员、各界人士来校参观访问的文件材料 | 30 年 |
15 | 外籍教师、专家、学者及友好人士来院讲学的讲稿、教材等材料 | 30 年、 10 年 |
16 | 与国外合作办法及留学生招生工作文件材料，来校进修、短期培训的外籍人士有关材料 | 30 年、 10 年 |
17 | 聘请境外顾问教授、客座教授的名单、简历等材料 | 30 年 |
18 | 授予外籍专家名誉教授的有关材料 | 30 年 |
19 | 中外合作校际交流协议、合同、项目纪要材料、备忘录等有关材料 | 永久、 30 年 |
20 | 学院承办各种国际交流活动和组织各种竞赛活动材料 | 永久、 30 年 |
21 | 学院完成的国际合作项目、成果等材料 | 永久、 30 年 |
22 | 合作项目中国外单位完成项目、成果等材料 | 30 年 |
23 | 双方互赠的礼品、纪念品 | 永久、 30 年 |
24 | 国际会议的有关材料 | 30 年、 10 年 |
财会类
CK11 综合类
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级关于财会工作的规定、办法、条例、指示、通知、计划等文件 | |
（ 1 ）针对学院的、重要的 | 永久 | |
（ 2 ）普发性的 | 定期 | |
２ | 学院财务工作的规定、办法、条例、计划、总结及大事记等材料 | |
（ 1 ）重要的 | 永久、定期 | |
（ 2 ）一般的 | 定期 | |
３ | 学院财务工作的请示及上级的批复 | 定期 |
４ | 学院各单位经费与分配方案 | 定期 |
５ | 学院形成的其它财务方面的文件材料 | 定期 |
６ | 财会档案移交清册 | 25 年 |
７ | 财会档案销毁清册 | 25 年 |
８ | 财会档案保管清册 | 永久 |
９ | 其他有保存价值的文件材料 | 定期 |
CK12 会计报表
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院教育事业费年度决算报表、基本建设会计年度决算报表、固定资产年度增减变动情况报表、教学和科研仪器设备年度增减情况报表等 | 永久 |
２ | 预算会计报表 | 定期 |
３ | 学院各部门决算报表及批复 | 定期 |
４ | 单位预算会计月、季度报表 | 5 年 |
５ | 主要财务指标快报 | 3 年 |
６ | 税收会计报表 | 定期 |
CK13 会计帐簿
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 涉及外事的会计帐簿 | 定期 |
２ | 总帐 | 25 年 |
３ | 预算内帐簿（含明细帐、分户或登记帐） | 25 年 |
４ | 预算外事帐簿（含明细帐、分户或登记帐） | 25 年 |
５ | 学院专项基金帐簿 | 定期 |
６ | 日记帐，其中：现金、银行存款日记帐 | 25 年 |
７ | 固定资产明细帐（卡片）（固定资产报废清理后保管５年） | 25 年 |
８ | 备考帐簿中的补充帐、其它应付帐 | 25 年 |
CK14 会计凭证
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 涉及外事的会计凭证 | 15 年 |
２ | 各种原始凭证、记帐凭证 | 15 年 |
3 | 学院基金各种原始凭证、记帐凭证 | 15 年 |
4 | 基本建设的会计凭证及附件 | 25 年 |
5 | 银行存款余额调节表 | 5 年 |
6 | 会计拨款凭证及其他会计凭证 | 15 年 |
7 | 涉及债权、债务及未清理完毕的凭证 | 定期 |
8 | 汇总凭证 | 15 年 |
CK15 工资清册与奖贷金
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 工资发放名册、卡片 | 永久 |
２ | 起薪、停薪凭证 | 定期 |
３ | 工资转移、证明、通知存根 | 定期 |
４ | 各种奖金、奖学金、贷学金、助学金、名册、卡片 | 定期 |
声像类
SX1211 重要会议
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院党代会、职代会（工会）、团代会、学生会照片 | 永久 |
２ | 学院召开的各项重要的工作会议照片 | 永久 |
３ | 学院召开的各类重要教学、科研、管理、学术会议和学生交流会照片 | 永久、长期 |
４ | 学院表彰先进、劳模报告会等照片 | 永久 |
5 | 上级有关部门在学院召开的各类重要会议的照片 | 永久 |
６ | 学院承办或协办召开的国内、外重要会议照片 | 永久 |
SX1212 重大活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级领导来院视察活动照片 | 永久 |
２ | 校庆活动照片、学院各项教学、科研、管理活动照片 | 永久 |
３ | 学院节日纪念活动、文娱活动及体育运动会照片 | 永久 |
４ | 兄弟院校来院参观照片 | 永久 |
５ | 学院建筑奠基、落成典礼照片 | 永久 |
6 | 学院承办或协办的国内、外各项重大活动照片 | 永久 |
SX1213 外事活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 国际学术交流活动 | 永久 |
２ | 出访外国活动照片 | 永久 |
３ | 外国友人来访照片 | 永久 |
SX1214 重要特殊人物
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 上级领导来院活动人物照片 | 永久 |
２ | 学院领导、教授的工作、生活照片、名人照片 | 永久 |
SX1215 校园面貌
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院原貌照片 | 永久 |
２ | 校园风景建筑物照片 | 永久 |
３ | 学院新落成建筑物照片 | 永久 |
SX1216 成果荣誉
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 科研成果实物照片 | 永久 |
２ | 荣誉证书照片 | 永久 |
３ | 锦旗照片 | 永久 |
SX1217 纪念性集体合影
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院开学、毕业师生合影 | 永久 |
２ | 会议代表合影 | 永久 |
３ | 领导人物合影 | 永久 |
４ | 党委委员、工会委员、团委委员、学生会委员合影 | 永久 |
５ | 各类纪念性集体合影 | 永久 |
SX1218 教学科研活动
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院召开的各类科研、学术会议和学生交流会 | 永久 |
２ | 学院历届开学、毕业典礼、毕业答辩会照片 | 永久 |
３ | 上级领导来院观察、检查教学工作的照片 | 永久 |
４ | 兄弟院校来院参观、进行学术交流的照片 | 永久 |
５ | 各类教学活动照片 | 永久 |
６ | 招生工作 | 永久 |
７ | 德育教育、政治思想工作 | 永久 |
８ | 教学管理工作 | 永久 |
SX13 幻灯片（光盘）
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院召开的各类重要会议录音带 | 长期 |
２ | 学院领导参加会议的重要讲话录音带 | 长期 |
３ | 学院制作的教学录音带 | 长期 |
４ | 参考性资料录音带 | 短期 |
５ | 反映学院有关情况的资料录音带 | 长期 |
SX14 各类光盘
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院召开的各类重要会议录像带 | 长期 |
２ | 学院举行的各种重大活动录像带 | 长期 |
３ | 上级领导视察、检查学院工作的录像带 | 长期 |
４ | 反映学院各项工作情况、简介的录像带 | 长期 |
５ | 学院制作的教学录像带 | 长期 |
６ | 参考性资料录像带 | 短期 |
７ | 反映学院有关情况的资料录像带 | 短期 |
实物类
SW11 奖杯
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院各种团体和师生员工个人在各种重要活动和竞赛中获得的奖杯、 | 长期或永久 |
２ | 学院师生员工创造发明、勤工俭学制作的重要实物及模型 | 长期或永久 |
3 | 境内、外友好单位和友好人士及校友赠送给学院的礼品、纪念品。 | 长期或永久 |
SW12 匾
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院各种团体和师生员工个人在各种重要活动和竞赛中获得的牌匾 | 长期或永久 |
２ | 友好单位或个人赠送给学院的反映重要活动的锦旗、赠匾等 | 长期或永久 |
SW13 奖牌
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
1 | 学院各种团体和师生员工个人在各种重要活动和竞赛中获得的奖牌、奖章 | 长期或永久 |
SW14 证书、题词
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 重要的上级领导来院视察、指导工作时的题词、赠言手迹。 | 长期或永久 |
２ | 名人、名家来院谈访时的题词、赠言手迹。 | 长期或永久 |
３ | 重要的领导和国内、外友人出席在学院召开的各种重要国际、国内会议、活动时的题词、赠言手迹、重要签到册。 | 长期或永久 |
4 | 学院各种团体和师生员工个人在参加重要活动获得的奖状、荣誉证书 | 长期或永久 |
５ | 学院各个历史时期的证件和徽章样品，如工作证、学生证、毕业证、 借书证、纪念章、纪念册及其他证书等 | 永久 |
已故人员 YG
序号 | 类 目 名 称 | 保管期限 |
１ | 学院已故干部、教师、职工的人事档案材料 | 长期 |