根据《中华人民共和国档案法》和国家教育部《高等学校档案管理办法》和《高等学校档案工作规范》等法律、法规，结合学院情况，制定本规范。

一、仪器设备档案工作的基本原则

     （一）凡作为学院固定资产的仪器设备，在购置、验收、调试运行、管理、维修、改造、报废等全部活动过程中直接形成的，具有保存利用价值的文字、图表、声像载体，以及随机技术文件材料均属仪器设备档案。

学院各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的价值人民币五万元以上的仪器设备，均应建立设备档案。

（二）学院对仪器设备实行集中统一管理的原则。既便于开发利用，又确保仪器设备档案完整、准确、系统和安全。

（三）仪器设备档案是国家的重要技术储备，仪器设备档案工作是学院仪器设备管理工作的组成部分和重要环节。必须纳入学院设备管理工作之中，并与设备的计划、采购、使用各环节紧密结合。

（四）设备管理部门应确定一位负责人分管仪器设备档案工作，并配备兼职档案员，负责设备文件材料的收集、积累、整理、立卷、归档工作。

二、仪器设备档案归档范围的确定

（一）确定的原则

1、归档的仪器设备申购、验收、使用、维修、改造各个环节中形成的文件材料，必须对学院和社会当前与长远具有参考价值和凭证作用。

2、归档的文件材料必须反映设备管理和仪器设备项目从申购到验收的全过程，保证完整、准确、系统。

3、归档的仪器设备文件材料必须遵循其自然形成规律、保持其有机联系，必须与实物一致，并成套性。

4、作为学院固定资产的各种国产、进口的高、精、尖、新、稀的仪器设备材料，均须归档。

（二）归档的主要内容和重点

1、归档的主要内容包括仪器设备的综合管理材料，仪器设备项目的依据性材料、开箱验收、安装调试、运行维修、随机图样等六个方面，具体范围见《广州体育学院归档范围和保管期限表》。

2、归档的重点是仪器设备项目（价值五万元以上的）各个环节形成的不同载体的文件材料，包括全套随机图样。

3、学院自制、作为学院固定资产符合建档条件的仪器设备，除研制文件材料作为科研成果归入科研类档案外，其余均按仪器设备类档案要求处理。

（三）不归档的文件材料

1、上级普发（非专指高校）、不需办理的文件。

2、未定稿的管理性文件材料。

3、未生效的合同、协议书。

4、重份文件、院内单位发来的文件。

5、无查考价值的一般性函件。

6、仪器设备广告、宣传材料、定货会、展销会宣传品。

三、仪器设备档案的归档要求与立卷方法

（一）设备文件材料的形成与积累。

1、学院设备管理部门是学院仪器设备文件材料的形成、积累。汇总部门必须有兼职档案员集中管理本院的设备文件材料。学院的仪器设备计划，采购供应，使用单位都应指定专人负责仪器设备文件的收集、积累、管理工作。

2、从申购仪器设备到验收完毕（进口设备到索赔期满）过程中的管理文件和技术性文件，均归口设备管理部门负责、积累、过程结束后移交档案部门。

3、设备保管使用部门要负责设备随机文件材料以及设备开箱、调试验收、使用记录等文件材料的收集、积累、并及时整理登记，移交设备管理部门。

4、重大设备的开箱验收必须有学院档案部门人员参加，以监督、检查、指导设备文字材料和技术文件的清点、验收工作，并在验收记录上签字、盖章。对文字材料和技术文件不全的设备，有权拒绝签字并通知财务部门暂缓结算，待设备定购部门让厂家补齐后，方可办理相应手续。

5、兼职档案员应负责做好设备文件材料的积累、整理分类、编目、装订、保管工作，并按要求向学院综合档案室移交案卷目录。

6、学院档案部门随时了解、督促、检查、指导专（兼）职档案员做好设备文件材料的积累工作。

7、学院各级设备使用单位的负责人，要认真抓好设备文件材料的形成、积累、管理工作，科技人员和实验人员要爱护设备的技术文件，对设备的使用、维修、改造做到有活动就有完整的记录，确保设备文件的完整、系统、准确。

8、设备文件材料，必须用钢笔书写，严禁用圆珠笔、水彩笔。要求字迹工整，图样清晰。

9、设备文件材料一般归档一份，重要和经常使用的应酌加副本。

（二）整理组卷

1、坚持由设备文件材料形成部门立卷的原则。设备验收完成和进口设备索赔期满后，设备计划、采购供应部门的兼职档案员应及时将形成的设备管理文件材料整理组卷。

2、根据设备文件材料的形成规律以及设备文件材料的内容、价值、数量和载体形式等实际情况，在坚持文件之间有机联系和便于利用查找的组卷原则下，将每项设备的文件材料进行系统整理，组成一个或若干个案卷。

3、将最能反映设备购置概况的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、招投标文件、订购合同、验收报告、索赔文件等整理组成案卷，排放在各卷之首，其余设备技术文件材料按设备的工作程序及重要程度，依次系统排列。

4、设备文件材料中的非纸质载体材料，除密不可分者外，应放入特殊载体档案的专柜保管，并按要求标明参见号。

5、卷内的文件材料按文字材料在前，图表在后的要求排列。

6、拆除卷内文件中的金属物，用线装订，对破损的文件材料进行修补，对引进设备中专用文件夹，可以保持原状。

7、设备文件材料采用卷盒和卷皮的保管形式，图件按卷盒规格叠成手风琴式。引进设备文件用卷盒保管有困难的，可按其自然状态保管。

8、全部设备文件无论单面或双面只要有书写符号，每面均为一页，每卷页号均从1开始，页号位置在非装订线一侧的下角，对不装订卷的文件在每件文件右上角加盖上有单位名称、档号、件号的戳记章并依次编写件号。

9、认真填写卷内目录和备考表。归档的案卷必须填写卷内目录。

卷内目录可打印或用钢笔填写，字迹要工整、清晰、文面要整洁，不得涂改。

10、拟定案卷标题要简明、准确。对进口设备的外文案卷标题、控制在50个字以内。

11、确定设备档案卷内文件的保管期限。对最能反映设备购置概况和设备技术性能的文件材料，如申购报告、批复文件、论证文件、投资文件、招投标文件、订购合同、验收报告、索赔文件等，定为长期保管，设备随机的技术文件和使用维修、改造等文件，由于其价值是作为设备的组成部分而存在的，原则上随设备而存在，保管期限定为设备共存。

12、设备档案的密级，除自制设备的科研部分随科研成果档案定密级外，设备档案文件材料原则上无密级。

（三）归档验收

1、设备管理部门的兼职档案员，填写移交目录。内容包括设备文件材料名称、份数、移交时间。移交目录一式二份。将移交目录连同案卷送单位负责人审查，再向档案部门归档，归档时双方签字，各持一份备查。

2、设备档案的归档时间为设备验收完毕投入使用后二个月，引进设备为索赔期满后二个月。

四、仪器设备档案的管理

（一）学院综合档案室负责对设备档案进行分类、编目、登记、编制检索工具和提供利用。

（二）保管期限和保密期限已满的设备档案，须经学院档案鉴定小组鉴定，作出处理决定。

五、仪器设备档案的开发利用

（一）学院综合档案室必须编辑各种形式的参考资料，如数据汇编、专题文摘、文件汇编、论文汇编，积极为学院的发展及各项工作服务。

（二）仪器设备档案的借阅按《广州体育学院档案利用制度》办理。